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Plantillas

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Descripción general

Cuando las tareas, carpetas o proyectos que configuras son similares, en vez de repetir siempre el mismo proceso puedes crear plantillas que luego usarás para empezar a trabajar enseguida en tu siguiente proyecto.

Consejo de Wrike: Si estás en una suscripción de Business o superior, puedes intentar usar blueprints para gestionar las plantillas y planificar tu trabajo. 

Crear una plantilla de carpeta o Proyecto

  1. Crea una nueva carpeta y llámala “Plantillas”.
  2. Dentro de ella, crea otra nueva carpeta o proyecto. Esta será tu plantilla, por lo que te aconsejamos que le des un nombre descriptivo. Por ejemplo: “Plantilla de lanzamiento de libros”.
  3. Añade dentro todas las tareas y subtareas relevantes que sepas que harán falta para completar el proyecto. Una vez hecho esto, deberías contar ya con tareas para cada paso necesario del proyecto.
  4. Agrega información a tus tareas y subtareas, rellenando todos los atributos que puedas (como duración, asignados, descripciones y adjuntos). Utiliza las descripciones de tarea para informar a todo aquel que lea la tarea por primera vez sobre qué debe hacer.

En cuanto hayas introducido toda la información necesaria para tu proyecto, la plantilla estará lista para su uso.

También tienes a tu disposición el artículo de nuestro blog sobre plantillas de Wrike, en el que encontrarás más consejos sobre cuándo es conveniente crear plantillas y cómo poner en marcha un proyecto a partir de una.

Utiliza una plantilla de Carpeta o Proyecto

  1. En el panel izquierdo de navegación del espacio de trabajo, haz clic con el botón derecho en la plantilla que desees usar.
  2. Selecciona "Duplicar" en el menú desplegable que aparece.
  3. Utiliza la ventana emergente de duplicación para elegir qué quieres duplicar de la plantilla. Cambia el nombre de la nueva carpeta a otro que resulte apropiado, e indica una carpeta o proyecto dónde alojarla*.

Ya puedes empezar a trabajar en el proyecto usando tu carpeta o proyecto recién creado.

* Siempre puedes trasladar la carpeta en otro momento arrastrándola y soltándola en la ubicación pertinente del árbol de carpetas. 

Crear una plantilla de tarea

  1. Crea una nueva carpeta llamada “Plantillas de tareas” (o una subcarpeta para tareas dentro de tu carpeta de plantillas).
  2. Añade una nueva tarea a tu carpeta “Plantillas de tarea”. Esa tarea será tu plantilla, por lo que te aconsejamos que le des un nombre descriptivo. Por ejemplo: “Plantilla de reunión semanal”.
  3. Añade detalles relevantes a tu tarea. Incluye cualquier información que pueda resultar de utilidad a la hora de usar la plantilla. Por ejemplo, puedes añadir texto en la descripción de la tarea, o asignados, establecer fechas de inicio y vencimiento, etc.

En cuanto hayas introducido toda la información necesaria para tu proyecto, la plantilla estará lista para su uso. Para usar una plantilla, simplemente duplícala, cámbiale el nombre y muévela a la ubicación apropiada.

Consejos avanzados

Configuración recomendada para el estado de las tareas

Cambia los estados de las tareas de la plantilla a “aplazado”. Las tareas aplazadas no aparecen en las secciones de tareas vencidas de los correos de tareas pendientes o los widgets del panel de control. Eso significa que no habrá tareas de plantilla estorbando en las listas de tareas pendientes de los usuarios. Cuando se duplica una plantilla de carpeta, los estados de todas las tareas copiadas cambiarán automáticamente a “activa”.

Edición en grupo

Puedes usar la edición en grupo para cambiar el estado de varias tareas simultáneamente.

Creación de plantillas con Excel

También tienes la posibilidad de usar plantillas en combinación con Excel. Exporta una plantilla de carpeta a Excel y, a continuación, impórtala (a una nueva carpeta) para poner en marcha rápidamente tu proyecto. Puedes descargar un ejemplo de plantilla de proyecto aquí.

MS Project

También puedes importar fácilmente plantillas de Microsoft Project en Wrike.

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