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Los usuarios normales de todos los tipos de cuentas pueden compartir tareas, carpetas y proyectos. 

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Descripción general

Para ver una tarea, una carpeta o un proyecto en Wrike, alguien debe haber compartido antes dicho elemento contigo. Es decir, lo que ves en tu espacio de trabajo puede ser diferente de lo que tus compañeros ven en sus espacios de trabajo.

Información importante

Qué implica el uso compartido

Cuando se comparte un elemento con los usuarios:

  • estos pueden acceder, ver y editar dicho elemento;
  • acceder a toda la información del elemento, como los archivos adjuntos y los comentarios; y, además,
  • los usuarios normales con acceso completo pueden compartir el elemento con otros usuarios.

Tareas, carpetas y proyectos privados

Carpetas y proyectos privados

Los proyectos y las carpetas creados en la carpeta raíz son privados de forma predeterminada y lo siguen siendo hasta que se comparten con otras personas o hasta que se añaden a otro proyecto u otra carpeta. Si un proyecto o una carpeta se convierte en una subcarpeta, entonces se comparte automáticamente con todos los usuarios que tengan acceso a la carpeta o el proyecto principal.

Tareas privadas

Para crear tareas privadas, crea en primer lugar una carpeta o un proyecto en la carpeta raíz y no compartas la carpeta o el proyecto. A continuación, crea tareas en la carpeta o el proyecto en cuestión. Las tareas creadas en esta carpeta o este proyecto seguirán siendo privadas hasta que los compartas con otras personas o hasta que los añadas a una tarea, una carpeta o un proyecto diferente. Si añades una tarea privada a otro elemento, entonces esta se comparte automáticamente con todos los usuarios que tengan acceso a la tarea, la carpeta o el proyecto principal.

Ten en cuenta que si añades una tarea a tu carpeta o proyecto privado, y dicha tarea se comparte con otros usuarios, entonces permanece compartida con los usuarios en cuestión después de que se haya añadido a la carpeta privada.

Uso compartido heredado

De forma predeterminada, el uso compartido se hereda en orden descendente. Si una tarea, carpeta o proyecto se comparte con un usuario, entonces todos los objetos añadidos a él —o creados en él— también se compartirán automáticamente con ese usuario. Con el uso compartido heredado, no puedes dejar de compartir una subtarea, una subcarpeta o un subproyecto de los usuarios si tienen acceso a la tarea, la carpeta o el proyecto principal.

La información no se comparte automáticamente con el botón arriba. Si compartes una subtarea, una subcarpeta o un subproyecto con los usuarios, estos no obtienen automáticamente acceso a la tarea, la carpeta o el proyecto principal. Puedes utilizar esta lógica para compartir información con las partes pertinentes sin tener que compartirlo todo.

Sobre el uso compartido selectivo

La capacidad de habilitar el uso compartido selectivo está disponible en las cuentas Enterprise.

Habilitar el uso compartido selectivo para una carpeta o un proyecto te permite editar a quién concedes acceso a esa carpeta o proyecto en concreto, independientemente de quién tenga acceso a la carpeta o el proyecto principal. Cuando habilitas el uso compartido selectivo para una carpeta o un proyecto, estos permanecen compartidos con los usuarios que tengan acceso a ellos en el momento en que se deshabilitó el uso compartido selectivo.

Cuando habilitas el uso compartido selectivo, la carpeta o el proyecto automáticamente deja de compartirse con usuarios adicionales cuando:

  • compartas la carpeta o el proyecto principal con otros usuarios; o
  • añadas la carpeta o el proyecto a otra carpeta u otro proyecto, o bien traslades la carpeta o el proyecto de una carpeta o un proyecto a otro.

Ten en cuenta que las subcarpetas o los subproyectos añadidos a la carpeta o el proyecto con el uso compartido selectivo habilitado seguirán la lógica del uso compartido heredado, a menos que estas nuevas subcarpetas o subproyectos también tengan el uso compartido selectivo habilitado.

Cómo habilitar el uso compartido selectivo en una carpeta o un proyecto

Los usuarios normales de cuentas Enterprise pueden habilitar el uso compartido selectivo en carpetas o proyectos para los que dispongan de acceso completo.

  1. Haz clic con el botón derecho del ratón en una carpeta o proyecto de la estructura de carpetas.
  2. Selecciona "Compartir”.
  3. Haz clic en “Configuración avanzada” en la esquina inferior derecha.
  4. Haz clic en “Deshabilitar”.
  5. Haz clic en "Guardar".

El uso compartido selectivo ya está habilitado para la carpeta o proyecto seleccionado. Puedes volver a habilitar el uso compartido heredado en cualquier momento siguiendo los mismos pasos y haciendo clic en “Habilitar” en el paso 4.

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