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Crear un formulario de solicitud (para administradores)

Los administradores de cuentas y los administradores de espacios en las cuentas Business y Enterprise pueden crear formularios de solicitud. Es posible que los administradores de las cuentas Enterprise no tengan habilitada esta función. Una vez se haya publicado una solicitud, todos los usuarios, incluidos los colaboradores, lo podrán utilizar para enviar sus solicitudes.

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Descripción general

Las solicitudes de Wrike constan de dos partes: (1) el creador de formularios de solicitud que los administradores utilizan para crear y gestionar formularios de solicitud y (2) formularios de envío.

En esta página se trata de forma detallada el proceso de creación de formularios. Para obtener información acerca de cómo enviar formularios consulta nuestra página de solicitudes de Wrike.

Crear un formulario de solicitud

Los pasos que se enumeran a continuación funcionan solo para administradores de cuentas. Los administradores de espacio pueden crear formularios de solicitud siguiendo los pasos descritos en este enlace.

Paso 1: entrar en el creador de formularios de solicitud

  1. Haz clic en el signo más de color verde situado en la esquina superior izquierda del espacio de trabajo. 1
  2. Selecciona “Solicitud”.
  3. Haz clic en “Gestionar formularios”. 2

Request_Forms_-_Create_a_form.png

Paso 2: introducir la información obligatoria

  1. Haz clic en “+ Nuevo formulario”.
  2. Escribe un nombre para tu formulario de solicitud (obligatorio).
  3. Selecciona un espacio al que pertenezca el formulario de solicitud.
  4. Decide quién puede ver tu solicitud: todo el mundo, usuarios y grupos determinados, o ninguno de los miembros de la cuenta.
  5. Haz clic en “Seleccionar carpeta” 2 y selecciona la carpeta, el proyecto o el espacio donde se añadirán los elementos creados por medio del envío del formulario (opcional)*.
  6. Selecciona un estado para la tarea que se creará después del envío del formulario. 3 (opcional)**.
  7. Elige un propietario o un asignado 4 (opcional).
  8. Haz que el formulario esté disponible para usuarios ajenos a Wrike (opcional). Marca la casilla de verificación situada junto a “Habilitar enlace público”, si deseas que personas ajenas a tu cuenta puedan enviar solicitudes. 5

* Si no eliges nada en este paso, la tarea o proyecto creado mediante el envío de formularios se colocará en la carpeta "Compartido conmigo".

** Esta opción está disponible en todas las cuentas cuando se selecciona la opción de crear o duplicar tareas. También está disponible para crear o duplicar proyectos en cuentas con flujos de trabajo personalizados de proyecto. Si no seleccionas un estado, las tareas creadas mediante el envío de solicitudes tendrán el primer estado activo del flujo de trabajo aplicado a la carpeta, proyecto o espacio donde se han creado.

Request_Forms_-_Step_2__Enter_Required_Information.png

Paso 3: añadir preguntas

  1. Haz clic en “+ Pregunta”. 6
  2. Elige el tipo de campo (pregunta) que desees añadir: pregunta corta, párrafo, desplegable, casillas de verificación, número, fecha, archivos adjuntos o importancia*.
  3. Escribe una pregunta.
  4. Asigna respuestas. La asignación de respuestas le indica a Wrike dónde mostrar las respuestas ingresadas en ese campo. Más detalles sobre asignación de respuestas abajo.
  5. Configura la ramificación para hacer que el formulario de solicitud sea dinámico.
  6. Utiliza el campo "Texto auxiliar" para añadir información adicional sobre la pregunta (opcional). Esta información la pueden ver los solicitantes, pero no aparecerá en la tarea o el proyecto resultante. 

* El campo de importancia solo está disponible para solicitudes de tarea, no para solicitudes de proyecto.

Paso 4: publicar o guardar el formulario de solicitud

  • Haz clic en “Publicar” para publicar la solicitud y hacer que esté disponible en el espacio de trabajo. Una vez publicada la solicitud, todos los usuarios con los que se haya compartido la solicitud podrán verla en el espacio de trabajo.
  • Haz clic en “Guardar” para guardar la solicitud tal cual y mantenerla de forma privada. Solo los administradores podrán ver las solicitudes guardadas en fases de borrador, pero no se podrán ver en el espacio de trabajo.

Los administradores podrán ver todas las solicitudes publicadas y guardadas en la pestaña “Formularios de solicitud” de Gestión de cuentas.

Asignar respuestas

Asignación a título, descripción, campos personalizados y fecha de inicio o fin

Consulta la tabla de abajo para ver qué se puede asignar y cuándo.

  1. Añade una pregunta.
  2. La pregunta se asigna a “Descripción” de forma predeterminada (a menos que se trate de un elemento adjunto o de una pregunta de importancia).
  3. Haz clic en “Descripción” para ver otras opciones de asignación.
  4. Elige la opción adecuada.

Asignar a adjuntos e importancia

Las preguntas de tipos archivo adjunto e importancia se asignan a los campos adjunto e importancia respectivamente y dichas opciones de asignación no se pueden cambiar.

Formularios de solicitud multipágina

Crea formularios de solicitud con varias páginas para:

  • Desglosar las preguntas del formulario por sección o aportar claridad.
  • Añadir preguntas de seguimiento. Configura tu formulario de forma que si un usuario selecciona una respuesta concreta para una pregunta, se le redirija a una página determinada del formulario.

Continúa añadiendo más páginas y formularios hasta completar la solicitud.

Añadir una página

  1. Desplázate hasta la parte final del formulario de solicitud.
  2. Haz clic en "Añadir página".

Eliminar una página

  1. Haz clic en el icono del menú situado en la parte superior de la nueva página (a la derecha del número de página).
  2. Selecciona "Eliminar". 

Reordenar y combinar páginas

  1. Haz clic en icono del menú situado en la parte superior de la nueva página (a la derecha del número de página). 
  2. Selecciona "Subir" o "Bajar" para cambiar el orden de la página en el formulario.  
  3. Selecciona "Combinar con la página anterior" para fusionar dos páginas en una. 

Duplicar tareas, proyectos o planos existentes a partir de una solicitud

Cuando se configura un formulario de solicitud para duplicar un proyecto/tarea:

  • Se crea un duplicado del proyecto, tarea o blueprint seleccionado en el espacio de trabajo cada vez que alguien utiliza el formulario para enviar una solicitud.
  • Las tareas en el nuevo proyecto o subtareas de la nueva tarea creada al enviar el formulario tienen los mismos asignados, descripciones y archivos adjuntos que las tareas/subtareas originales.

Para configurar tu formulario de solicitud para duplicar tareas, proyectos o blueprints:

  1. En la sección "Acciones tras la presentación", selecciona "Duplicar tarea" o "Duplicar proyecto". 1
  2. Aparecerá una ventana emergente, donde puedes seleccionar la tarea o proyecto existente que se duplicará. 2
  3. Empieza a escribir el nombre de la tarea o el proyecto correspondiente y haz clic en él.

Request_Forms_-_Launch_a_Template.png

Los administradores que crean el formulario de solicitud también pueden elegir reprogramar las tareas o subtareas en el proyecto o tarea recién creado. Las opciones disponibles son:

  • No reprogramar: hace que las fechas de las tareas sean idénticas a las fechas programadas en el proyecto, la tarea o el blueprint.
  • Adaptar a la fecha de inicio del proyecto o tarea: la primera tarea o subtarea comienza en la misma fecha que la tarea principal o el proyecto.*
  • Adaptar a la fecha de finalización del proyecto o tarea: la última tarea o subtarea termina en la fecha de finalización de la tarea principal o el proyecto.*

* Si decides adaptar las fechas con las fechas del proyecto o de la tarea principal, el formulario de solicitud debe contener una pregunta asignada a la fecha correspondiente.

Añade un prefijo
 
Puedes establecer un prefijo para las tareas y proyectos duplicados mediante una solicitud. El prefijo se aplicará a todas las subcarpetas, subproyectos, tareas y subtareas asociados, una vez enviado.
  1. Haz clic en la imagen de tu perfil, situada en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo.
  2. En "Acciones tras el envío", selecciona "Duplicar proyecto" o "Duplicar tarea". 1
  3. Haz clic en "Añadir un prefijo para todas las tareas y subcarpetas". 2
  4. Elige "Seleccionar una pregunta" y selecciona una pregunta del formulario de solicitud. 3

Ten en cuenta que los usuarios que vayan a enviar una solicitud deberán responder a la pregunta para que se pueda añadir el prefijo.

Request_Forms_-_Add_a_Prefix.png

Creador de formularios: opciones de asignación de respuestas

Cuando asignas respuestas, estás indicando a Wrike en qué parte de la tarea o del proyecto debe aparecer una respuesta. Por ejemplo, si añades un campo de respuesta corta y lo asignas al título de la tarea, las respuestas de ese campo se utilizan como el título de la tarea o el proyecto. 

Tipo de campoOpciones de asignación

Respuesta corta

Párrafo

Título, descripción o campos personalizados de tipo texto*

Desplegable

Título, descripción o campos personalizados de tipo desplegable*

Casillas de verificación

Título, descripción o campos personalizados de tipo selección múltiple*

Número

Título, descripción, número, porcentaje o campos personalizados de tipo divisa*

Campo de fechaTítulo, descripción, fecha de inicio, fecha de finalización o campos personalizados de tipo fecha*
Adjuntos de archivoAdjuntos
ImportanciaImportancia

Notas importantes:

  • Si no se ha asignado nada al título, entonces este será: el ID de la tarea o el proyecto seguido del nombre del formulario de solicitud. Por ejemplo, una tarea enviada utilizando el formulario de solicitud de marketing sería: "58672: solicitud de marketing".
  • Si se asignan varias respuestas al título de la tarea, estas se separan por un “-” en el título.
  • * Con el fin de asignar a un Campo personalizado, tienen que cumplirse los requisitos siguientes: 1) Se debe especificar una carpeta o un proyecto para que se creen los elementos en ella en el panel derecho del campo "Colocar tarea/proyecto en" 2) El Campo personalizado al que quieras asignarlo debe existir en dicho proyecto o carpeta. 

Creador de formularios: tipos de preguntas disponibles

Hay siete tipos de campos disponibles que puedes añadir a la solicitud:

  • Respuesta corta: campo de respuesta de una línea.
  • Párrafo: campo de respuesta de varias líneas.
  • Desplegable: lista desplegable para que los usuarios elijan una opción.
  • Casillas: lista de verificación, para que los usuarios seleccionen una o más opciones de la lista.
  • Campo de datos: selector de calendario para que los usuarios elijan una fecha.
  • Adjuntos de archivo: permite subir archivos a la solicitud. 
  • Campo importancia: permite a los usuarios establecer la importancia de la tarea. (Solo disponible para formularios de solicitud de tareas).

Además de los campos, puedes añadir encabezados de sección a tu formulario de solicitud para ayudar a estructurar el formulario. 

Más información

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