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Schritt 4: Das Team einführen (für Account-Manager)

Tipp

Dieser Schritt enthält Rat dazu, wie man seinen Teammitgliedern helfen kann, sich an die Nutzung von Wrike anzupassen, um vom ersten Tag an produktiv zu arbeiten. Wenn Sie nicht damit beauftragt sind, Teammitglieder einzuführen, können Sie zu Schritt 5: Bei der Arbeit zusammenarbeiten übergehen.

Überblick

Sie haben Zeit eingesetzt, um die beste Lösung zur Verwaltung Ihres Teams zu wählen, haben alle Besonderheiten kennengelernt und Prozesse eingerichtet. Was nützt das aber, wenn Ihr Team zögert, das Tool zu benutzen?

In diesem kurzen Video werden Sie einige Best Practices kennenlernen, wie man das Team motivieren und schulen kann, Wrike zu verwenden.

Team-Einführung

Team Start-Meeting

Wenn Sie Ihr Team in den Workspace einladen wollen, planen Sie ein Meeting, um Ihr Team in Wrike einzuführen und die Wichtigkeit dieses Starts zu erklären.

Seien Sie offen für Feedback und beantworten Sie alle Fragen und Einwände während dieses Meetings. Falls Sie Hilfe benötigen, leiten Sie die Fragen an unser Support-Team weiter oder wenden Sie sich an unsere Berater für benutzerdefinierte Wrike Implementierung. Es empfiehlt sich, diese Sitzung aufzuzeichnen und mit fehlenden und zukünftigen Teammitgliedern zu teilen.

Es folgen einige wichtige Fragen, die beantwortet werden müssen:

1. „Was habe ich davon?“

Das ist eine der wichtigsten Fragen, die behandelt werden müssen, um den Wert von Wrike nachzuweisen. Sie müssen es jedem Teammitglied klarmachen, wie Wrike ihnen bei ihren täglichen Aktivitäten helfen wird – im Vergleich zu bisher verwendeten Tools wie E-Mails und Tabellen. Teilen Sie die Absicht hinter der Implementierung von Wrike mit sowie einige Gedanken zu der Auswirkung auf Ihre Prozesse.

Unsere Kunden führen häufig die nachfolgenden Vorteile an (versuchen Sie aber, Werte zu identifizieren, die einzigartig für Ihr Team sind):

  • Bessere Sichtbarkeit (man sieht woran wer arbeitet)

  • Weniger Meetings für Status-Aktualisierungen (man muss niemandem hinterherlaufen mit Fragen zu Aktualisierungen)

  • Insgesamt weniger Chaos (keine Suche nach der „aktuellsten Datei-Version“ oder Kämpfe zu „es wurde nicht freigegeben“)

  • Doppelarbeit wird verhindert

  • Zeitersparnis bei der Suche nach Aufgaben-Details und Diskussionen in langen E-Mail-Threads

2. „Wie funktioniert Wrike?“

Die gute Nachricht ist, dass nicht jeder ein Wrike-Experte sein muss. Obwohl Manager sich in erweiterte Wrike-Funktionen vertiefen werden müssen, werden die meisten Teammitglieder schon gut zurechtkommen, wenn sie die Grundlagen von Wrike verstehen:

  • Die vier Bausteine. Den Unterschied zwischen Spaces, Ordnern, Projekten und Aufgaben zu verstehen, wird Ihrem Team helfen, Wrike schnell zu navigieren und die benötigten Informationen zu finden.

  • Wo die Arbeit zu finden ist. Die Arbeit befindet sich in ihrer Inbox und im Persönlichen Dashboard.

  • Wie man ein Projekt beginnt. Ja, das muss jeder wissen – nicht nur Manager. Jede Initiative, die Zusammenarbeit erfordert und eine Lieferleistung und ein Fälligkeitsdatum beinhaltet, ist ein Projekt.

  • Wie man Zugriff auf die Arbeitsdaten gewährt. Es ist wichtig, die Funktionen Teilen, Folgen und Zuweisen zu verstehen, und wann man was benutzt.

  • Wie man mit dem Team kommuniziert. Durch Kommentare mit @Erwähnungen wird gesichert, dass sich alle auf dem gleichen Stand befinden.

Wir haben dieses Handout vorbereitet, auf dem diese Konzepte adäquat erklärt werden.

3. „Wo kann ich mehr lernen?“

In all unseren Lehrmaterialien bieten wir für jede Rolle Lernpfade, einschließlich:

Das Team zu Wrike einladen

Jetzt sind Sie bereit, Nutzer in Ihren Account einzuladen. Am einfachsten geht das, indem man auf die Schaltfläche Nutzer hinzufügen drückt, unten in Ihrem Workspace. Sie können Nutzer auch von der Registerkarte Account Management aus einladen, oder indem Sie auf die Symbole Geteilt mit klicken.

In Ihrer Registerkarte Account Management können Sie die Nutzerrolle vorgeben:

  • Wenn Sie Teammitglieder in Ihren Account einladen, bestimmen Sie sie als Normale Nutzer.

  • Wenn externe Stakeholder involviert werden sollen, etwa Kunden oder Beitragende aus anderen Teams, die Beiträge bieten und umfassend mit Ihnen zusammenarbeiten werden, bestimmen Sie sie als Externe Nutzer.

  • Wenn Sie externe Stakeholder einladen, etwa Freelancer oder Führungskräfte, die die Arbeit Ihres Teams ansehen und kommentieren müssen, bestimmen Sie sie als Gastnutzer.

Im nächsten Schritt gewähren Sie Administrator-Rechte für Ihre Account-Champions. Administratoren von Business und Enterprise Abonnements können Nutzergruppen erstellen, um Nutzer effizienter zu verwalten.

Wichtig

Ihr Team wird nur die Arbeitselemente sehen, die mit Ihnen geteilt sind. Vergessen Sie also bei der Einladung nicht, Ihrem Team Zugriff auf Spaces, Ordner und Projekte zu gewähren. Erfahren Sie mehr darüber, wie man Zugang zu Informationen gewährt.

Einführung neuer Mitarbeiter

Auch wenn Ihr Team alle Besonderheiten von Wrike kennt, werden neue Mitarbeiter sich anfangs vielleicht verloren fühlen. Hier einige Möglichkeiten, wie man ihnen helfen kann, sich heimischer zu fühlen:

  • Erstellen Sie eine Präsentation, die darauf zugeschnitten ist zu erklären, warum und wie Ihr Team Wrike verwendet (oder benutzen Sie die Aufzeichnung von Ihrem Team Start-Meeting).

  • Teilen Sie das Wrike-Toolkit Erste Schritte:

  • Teilen Sie die Wrike Regeln: Wann man eine neue Aufgabe oder Projekt erstellt, wie man Status ändert, wie man diskutiert usw.

  • Einen Wrike-Kumpel zuweisen. Setzen Sie einen neuen Mitarbeiter mit einem Wrike-Experten in Ihrem Team zusammen, um ihn einzuführen und Fragen zu beantworten.

Wenn Ihr Team häufig Neuzugänge hat, wäre es von Vorteil, eine Einführungsvorlage oder ein Blueprint zu erstellen. Tragen Sie hier nützliche Links und Wrike-Nutzungsregeln ein und duplizieren Sie es für jedes neue Teammitglied.

Change Management

Viele Leute bleiben gerne in ihrer Komfortzone, statt Neues zu akzeptieren. Das bedeutet, dass Ihr Team sich sträuben könnte, ein neues Tool anzunehmen, welches erhebliche Änderungen an ihrem Arbeitsverhalten erfordert.

Um mit dieser Herausforderung umzugehen, empfehlen wir das von Dan und Chip Heath in ihrem berühmten Buch „Switch: Veränderungen wagen und dadurch gewinnen!“ beschriebene Modell Reiter-Elefant-Weg.

  • Der Reiter stellt unser rationales System dar, das analysiert, plant und Probleme löst.

  • Der Elefant ist unser emotionales System, das sich leicht erschrecken lässt und nicht gewillt ist, Dinge zu machen, ohne dass sofort Vorteile entstehen.

  • Der Weg ist das externe Umfeld, das die Möglichkeiten beeinflusst, dass die Änderung akzeptiert wird. Der Elefant folgt normalerweise den Weg, der am wenigsten Widerstand bietet.

Um dem Team zu helfen, an Bord zu kommen, müssen Sie mit diesen drei Elementen arbeiten: Den Reiter dirigieren, den Elefanten motivieren und den Weg formen.

Den Reiter dirigieren

Weisen Sie auf das Reiseziel hin

Änderung ist leichter, wenn man weiß, wohin man geht und warum das vorteilhaft ist. Erstellen Sie eine „Reiseziel-Postkarte“, die dem Reiter klar ist (rationale Gründe) und attraktiv für den Elefanten (die emotionalen Gründe). Hier können die SMART-Ziele nützlich sein. Zum Beispiel:

  • Bis zum Ende dieses Quartals werden keine in Wrike verwalteten Projekte überfällig sein.

  • Im nächsten Quartal werden wir die Anzahl erledigter Projekte um 30 % steigern.

  • Bis Ende des Jahres wird 99 % der Kunden-Kommunikation nach Wrike verlegt.

Ein Drehbuch für die wichtigen Schritte erstellen

Unterteilen Sie den Weg zum Reiseziel in kleine ausführbare Schritte und geben Sie glasklare Anweisungen dazu, was in jedem Schritt zu machen ist. Das wird dem Reiter helfen, Entscheidungslähmungen zu vermeiden: Wenn unterschiedliche Optionen geboten werden, bevorzugt man die Standardoption. Beispielsweise könnten Ihre Teammitglieder bezweifeln, dass sie eine Aufgabe oder ein Projekt in Wrike erstellen müssen, um die neue Initiative zu starten. Das kann dann dazu führen, dass sie wie bisher E-Mails versenden.

Die Lösung besteht darin, ein Playbook „Die Wrike Regeln“ zu erstellen, indem die Einzelheiten bei der Nutzung von Wrike beschrieben werden. „Wenn Sie anfangen, an der Aufgabe zu arbeiten, ändern Sie den Status in ‚In Arbeit’“ oder „Wenn Sie eine Frage an den Aufgabenverantwortlichen haben, machen Sie einen Kommentar in der Aufgabe und @erwähnen Sie den Aufgabenverantwortlichen.“

Folgen Sie den leuchtenden Punkten

Konzentrieren Sie sich auf das, was bereits gut funktioniert, statt auf bestehende Probleme:

  • Heben Sie die ersten kleinen Gewinne hervor, die mit der Hilfe von Wrike erzielt wurden:

    • Das erste gestartete Projekt

    • Die Anzahl erledigter Aufgaben

    • Neue Diskussionen in Wrike-Kommentaren

  • Teilen Sie Beispiele anderer Teams, die Wrike erfolgreich angenommen haben:

Den Elefanten motivieren

Das Gefühl finden

Zu wissen, dass etwas nicht ausreicht, um Änderung zu bringen. Sie müssen die Leute dazu bringen, etwas zu spüren:

  • Teilen Sie Ihre Gefühle: Vermitteln Sie Ihrem Team, wie begeistert Sie persönlich von Wrike sind und was sie über die Werte von Wrike denken.

  • Gamifizieren Sie den Prozess, machen Sie Spaß daraus und belohnen Sie die Champions: Führen Sie einen „Wriker des Monats“ Wettbewerb ein, um das Teammitglied zu zelebrieren, das die meisten Aufgaben erledigt hat. Oder probieren Sie mal eine „ein Tag ohne E-Mail Challenge“ aus, ein Tag, an dem Ihr Team Wrike verwendet, statt einander E-Mails zu senden.

Schrumpfen Sie die Änderung

Unterteilen Sie die Änderung, bis sie dem Elefanten keinen Schrecken mehr einjagt. Der Gedanke „Verschieben wir jetzt alles nach Wrike“ könnte ein zu großer Berg an Arbeit zu sein scheinen. Senken Sie die Latte erst mal und helfen Sie Ihrem Team, den ersten Schritt zu nehmen.

Beispielsweise könnten Sie damit beginnen, ein einziges einfaches Projekt in Wrike zu starten, eventuell „Eine Team-Building Party organisieren“. Weisen Sie dann Aufgaben zu und lassen Sie das Team daran zusammenarbeiten. Auf diese Weise kann das Team schnell mit Wrike auf den Geschmack kommen und dann den Erfolg während der Party feiern.

Mitarbeiter auf Wachstum ausrichten

Kultivieren Sie einen Sinn für Identität und fördern Sie die Wachstums-Denkweise. Eine Möglichkeit wäre, Wrike zu einem Wettbewerbsvorteil für Ihr Team zu machen, weil es sie effizienter macht und technisch versierter. Akzeptiert Ihr Team diese Haltung, dann wird es wahrscheinlich begieriger sein, Wrike zu benutzen, da es den Stolz über geleistete Arbeit fördert.

Eine Eigenschaft der Wachstums-Denkweise besteht darin, dass man Versagen annimmt: Hören Sie auf das Feedback Ihres Teams bezüglich Wrike und analysieren Sie Hindernisse und Blockaden. Darauf basierend, optimieren Sie die Art und Weise, wie Sie Wrike verwenden.

Den Weg formen

Das Umfeld modifizieren

Der Elefant tendiert dazu, den Weg des geringsten Widerstandes zu folgen. Optimierte Umfelder mit minimalen Hindernissen setzen das richtige Verhalten durch und vermeiden schlechte Gewohnheiten. Hier einige Tipps, wie Sie Ihre Reise einfacher machen können:

  • Optimieren Sie die Account-Einrichtung, sodass es leicht ist, zu navigieren und die Arbeitselemente zu finden. Erfahren wie.

  • Machen Sie es einfach, Wrike zu erlernen:

    • Teilen Sie Hilfe-Ressourcen und schrittweise Anleitungen.

    • Organisieren Sie relevante Schulungen sowie „Lunch and Learn“ Aktionen.

    • Starten Sie Peer-Support Gruppen oder Wrike-Kumpel Programme (besonders geeignet für Teams mit +10 Mitgliedern).

  • Stellen Sie eine einfache und transparente Möglichkeit bereit, um Feedback zu verwalten.

Gewohnheiten aufbauen

Wenn ein Verhalten zur Gewohnheit wird, muss sich der Reiter nicht mehr anstrengen. Um erfolgreich mit Wrike zu arbeiten, ist es wichtig, dass Sie das Tool täglich einsetzen. Wenn Ihr Team nicht über Aktualisierungen berichtet, fehlt Ihnen ein wichtiger Einblick in den Arbeitsfortschritt. Im nächsten Abschnitt haben wir eine Checkliste mit nützlichen Wrike-Gewohnheiten zusammengestellt.

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Gewohnheiten zu fördern:

  • Setzen Sie eine neue Gewohnheit auf eine bestehende: Benutzen Sie beispielsweise die Wrike Gmail Integration, die Erweiterung für Adobe Creative Cloud oder die Slack Integration.

  • Legen Sie Aktionsauslöser fest, indem Sie Ihr Team häufig fragen:

    • „Haben Sie in Ihrer Wrike Inbox nachgesehen?“

    • „Haben Sie dafür eine Aufgabe erstellt?“

    • „Haben Sie die Vereinbarung in Wrike hochgeladen?“

  • Nehmen Sie folgende Haltung ein: „Wenn es nicht in Wrike ist, existiert es nicht.“

Die Gruppe zusammenscharen

Verhalten ist ansteckend. Fördern Sie die Verbreitung.

  • Fördern Sie einen Sinn für „akzeptables Verhalten“. Beispielsweise könnten Sie bekannt geben, dass alle über Anfrageformulare eingehenden Arbeiten etwas mehr Priorität bekommen als Arbeit, die über andere Kanäle eingeht.

  • Führen durch Beispiel: Benutzen Sie Wrike in Ihrer täglichen Arbeit, präsentieren Sie Team-Dashboards in Ihren Team-Meetings und stellen Sie Arbeitsfragen in Wrike-Kommentaren statt in Messengers.

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