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Verrechenbare Zeit

Die Einstellung für verrechenbare Zeit ist Bestandteil des Pakets Wrike for Professional Services und der Zusatzfunktion Wrike Resource. Normale und Externe Nutzer können Projekte und Aufgaben als verrechenbar oder nicht verrechenbar einrichten.

Überblick

Mit der Einstellung für verrechenbare Zeit können Sie die Projekte und Aufgaben, an denen Ihre Mitarbeiter arbeiten, mit einem Klick als verrechenbar oder nicht verrechenbar einrichten. Filtern und gruppieren Sie Aufgaben und Projekte, um zu sehen, welche davon Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen oder Ihren Auftragnehmern bezahlen müssen.

Wichtige Informationen

  • Die Verrechnungsart lässt sich nur für Projekte und Aufgaben einstellen. Ordner und Spaces können nicht verrechenbar sein.
  • Wird eine Aufgabe erstellt, prüft das System automatisch, welche Verrechnungsart für das Projekt eingestellt ist, in dem sich die Aufgabe befindet, und stellt dann für diese Aufgabe die gleiche Verrechnungsart ein. Ein Beispiel: Ihr verrechenbares Projekt enthält einen Ordner und Sie erstellen in diesem Ordner eine Aufgabe; dann wird die Aufgabe standardmäßig ebenfalls als verrechenbar festgelegt. Sie können aber die Aufgabe manuell ändern auf nicht verrechenbar.
  • Wenn Sie eine Aufgabe in einem Ordner erstellen, der in sowohl einem verrechenbaren Ordner als auch einem nicht verrechenbaren Ordner getaggt ist, wird diese Aufgabe standardmäßig als verrechenbar eingestellt.

Die Verrechnungsart für Projekte festlegen

Normale und Externe Nutzer können Projekte und Aufgaben als verrechenbar oder nicht verrechenbar einstellen, es sei denn, dies wird durch ihre jeweilige Zugangsrolle eingeschränkt.

Die verrechenbare Zeit lässt sich beim Erstellen eines Projektes festlegen:

  1. Suchen Sie im Fenster Projekterstellung das Dropdown-Menü unter „Verrechnungsart“.
  2. Die Standard-Verrechnungsart für alle neuen Projekte ist „Verrechenbar“. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um das Projekt auf „Nicht verrechenbar“ zu ändern.
  3. Klicken Sie auf „Erstellen“.

Ihr Projekt ist nun als verrechenbar bzw. nicht verrechenbar eingestellt. Alle Aufgaben und Teilaufgaben, die innerhalb des Projekts erstellt werden, erhalten standardmäßig automatisch die gleiche Verrechnungsart, die Sie aber später dann auch manuell ändern können.

Die Verrechnungsart für Projekte und Aufgaben ändern

Normale und Externe Nutzer können die Verrechnungsart von Projekten und darin enthaltene Aufgaben ändern, es sei denn, dies wird durch ihre jeweilige Zugangsrolle eingeschränkt.

Um die Verrechnungsart eines Projekts zu ändern:

  1. Klicken Sie im linken Navigations-Panel auf den Namen des Projekts.
  2. Öffnen Sie das Info-Panel des Projekts.
  3. Klicken Sie auf das „$“-Symbol in der oberen rechten Ecke.
  4. In dem nun erscheinenden Fenster, wählen Sie:
    • Ob Sie die Verrechnungsart nur für das Projekt selbst ändern wollen, oder
    • Ob Sie die Verrechnungsart für das Projekt und alle darin enthaltenen Elemente ändern wollen: Teilprojekte, Aufgaben und Zeiteinträge.
  5. Klicke Sie auf „Ändern“.

Die Verrechnungsart des Projektes ändert sich sofort. Wenn Sie die Verrechnungsart auch für alles verändern wollen, was im Projekt enthalten ist, beginnt dieser Prozess ebenfalls sofort, kann aber einige Zeit dauern, wenn es sich um viele Teilprojekte und Aufgaben handelt.

Um die Verrechnungsart einer Aufgabe zu ändern:

  1. Öffnen Sie die Aufgabe in der Aufgaben-Ansicht.
  2. Klicken Sie auf das „$“-Symbol* in der oberen rechten Ecke.

Die Verrechnungsart der Aufgabe ändert sich sofort. Denken Sie daran, dass durch die Veränderung der Verrechnungsart einer Aufgabe, auch die Verrechnungsarten aller Zeiteinträge dieser Aufgabe automatisch verändert werden.

*Hinweis: *Wenn Sie kein Symbol für die Verrechnungsart in einer Aufgabe sehen, bedeutet dies, dass sich diese Aufgabe nicht in einem verrechenbaren Projekt befindet und die Aufgabe selbst nicht verrechenbar ist. Zuerst müssen Sie entweder die Verrechnungsart des umfassenden Projekts ändern oder die Aufgabe mit einem verrechenbaren Projekt taggen, um sie ebenfalls verrechenbar zu machen.

Verrechenbare Stunden erfassen

Alle Nutzer, die in Wrike an Aufgaben arbeiten – mit Ausnahme von Gastnutzern – können ihre Arbeitszeit auf zweierlei Weise erfassen:

🔥Wrike Tipp! Benutzen Sie Wrikes Mobil-Apps für Android und iOS, um von Unterwegs aus Einträge in die Arbeitszeitlisten zu machen. In beiden Apps können Sie Arbeitszeitlisten auf dem Hauptbildschirm hinzufügen, um bequem darauf zuzugreifen und tägliche oder wöchentliche Benachrichtigungen einzurichten, die Sie an die Eintragungen erinnern.
Android-Nutzer können auch Google Kalender mit den Arbeitszeitlisten integrieren und so bequem Zeitaufwände bei Meetings und anderen geplanten Aufgaben hinzuzufügen. Außerdem wird die Android-App automatisch die verrechenbaren und nicht-verrechenbaren Gesamtzeiten berechnen, eine wöchentliche Zusammenfassung liefern, und auf Aufgaben hinweisen, die Aufmerksamkeit benötigen.

Wenn Sie einen Zeiteintrag durch eine dieser Möglichkeiten hinzufügen, wird er je nach Verrechnungsart der Aufgabe automatisch als verrechenbar oder nicht verrechenbar gekennzeichnet. Anders als bei der Verrechnungsart von Aufgaben und Projekten kann die Verrechnungsart von Zeiteinträgen nicht manuell geändert werden. Wenn Sie jedoch die Verrechnungsart einer Aufgabe mit Zeiteinträgen ändern, ändert sich auch automatisch die Verrechnungsart aller Zeiteinträge.

Verrechenbare Zeit verwalten

Alle Account-Nutzer – außer Externe Nutzer und Gastnutzer – können die Zeiteinträge anderer Nutzer verwalten.

Sie können sich also bequem einen Überblick darüber verschaffen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet haben und ob diese Zeit auf der Registerkarte Zeitprotokoll-Ansicht als verrechenbar angegeben ist. Dort können Sie:

So öffnen Sie die Zeitprotokoll-Ansicht:

  1. Klicken Sie auf den Ordner, das Projekt oder den Space in der linken Navigationsleiste.
  2. Wechseln Sie in die Zeitprotokoll-Ansicht. Eventuell müssen Sie zuerst auf „Mehr“ klicken.

Verrechenbare Zeit gruppieren und filtern

Die Verrechnungsart jedes Zeiteintrags wird in der Spalte „Verrechnungsart“ in der Zeitprotokoll-Ansicht angezeigt.

Zeiteinträge nach Verrechnungsart filtern

  1. Klicken Sie auf das Filtersymbol in der linken oberen Ecke der Zeitprotokoll-Tabelle.
  2. Scrollen Sie nach unten zum Filterbereich „Verrechnungsart“.
  3. Ticken Sie das Kontrollkästchen neben dem Typ „Verrechenbar“ oder „Nicht verrechenbar“ an.

Zeiteinträge nach Verrechnungsart gruppieren

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gruppierung hinzufügen“ in der linken oberen Ecke der Ansicht. Oder, wenn bereits eine andere Gruppierung angewendet wird, klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
  2. Wählen Sie „Verrechnungsart“.

Zeiteinträge sperren

Alle Account-Nutzer – außer Externe Nutzer und Gastnutzer – können Zeiteinträge in der Zeitprotokoll-Ansicht sperren, es sei denn, dies wird durch ihre jeweilige Zugangsrolle eingeschränkt.

Nachdem Sie die Zeiteinträge Ihrer Mitarbeiter überprüft haben, können Sie diese sperren, um zu verhindern, dass die Einträge verändert werden. Verwenden Sie diese Funktion, bevor Sie Gehaltsabrechnungen oder Rechnungen für Ihre Kunden erstellen oder bevor Sie die Zeiteinträge der Mitarbeiter aus Wrike exportieren.

Sie können entweder alle Einträge für den gewählten Zeitraum gleichzeitig sperren oder jeden Eintrag manuell einzeln sperren.

So sperren Sie alle Zeiteinträge für den gewählten Zeitraum gleichzeitig:

  1. Wählen Sie im linken Navigationsbereich einen Ordner, ein Projekt oder einen Space, das/der Aufgaben mit erforderlichen Zeiteinträgen enthält.
  2. Wechseln Sie in die Zeitprotokoll-Ansicht.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drei-Punkte Menü in der oberen rechten Ecke der Zeitprotokoll-Tabelle.
  4. Wählen Sie „Einträge sperren“.
  5. Wählen Sie im Pop-up-Fenster den Zeitraum aus, für den Sie die Einträge sperren möchten.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einträge sperren“.

Für kurze Zeit erscheint ein Pop-up mit der Schaltfläche „Rückgängig“. 

So sperren sie die Einträge einzeln:

  1. Öffnen Sie den gewählten Ordner, das Projekt oder den Space in der Zeitprotokoll-Ansicht.
  2. Finden Sie den benötigten Zeiteintrag in der Liste.
  3. In der Spalte „Sperren“, bewegen Sie die Maus über die Zelle dieses Eintrags.
  4. Klicken Sie auf das nun erscheinende Sperr-Symbol, um den Eintrag zu sperren (durch einen weiteren Klick wird wieder entsperrt).
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