Alle Artikel

Spaces – Ein Überblick

Spaces stehen allen Nutzern in allen Account-Arten zur Verfügung.

⏱ 6 Minuten Lesezeit

Überblick

Spaces sind eine Gruppierungsart und die oberste Ebene in der Wrike Ordnerhierarchie. Damit wird Unternehmen jeder Größe die Möglichkeit gegeben, Ihre Abteilungen skaliert zu definieren und zu verwalten. Spaces sind Drehscheiben (oder auch zentrale Deponien) für alle Informationen, die für Ihr Team relevant sind; sie helfen, die Ordner und Projekte zu organisieren, die Ihr Team verwendet.

Spaces eigenen sich besonders, wenn man:

  • Die Unternehmensstruktur innerhalb der Ordnerhierarchie von Wrike nachbilden möchte. Beispielsweise arbeiten Abteilungen in Ihrem Unternehmen mit unterschiedlichen Daten und an verschiedenen Projekten. Für jede Abteilung lässt sich ein öffentlicher oder privater Space erstellen und die übergreifende Unternehmensordnerstruktur kann in einem Space eingerichtet werden. Dann taggen Sie die notwendigen Ordner und Projekte in den Space des jeweiligen Teams.
  • Wichtige Links schnell mit Teammitgliedern teilen möchte, indem man Lesezeichen im Team-Space erstellt, sodass alle bequem auf die notwendigen Ressourcen zugreifen können.
  • Die eigene Arbeit organisieren und verwalten möchte. Sie können den Persönlichen Space als eigenen virtuellen Arbeitsbereich benutzen.

Wichtige Informationen

  • Es lassen sich eine unbegrenzte Anzahl von Spaces in Ihrem Account erstellen, unabhängig von Ihrem Abonnement-Typ.
  • Jeder Space kann eine unbegrenzte Anzahl von Administratoren und Mitglieder haben.
  • Jeder Space hat einen Info-Bereich, wo eine Beschreibung des Space, eine Liste der Administratoren und eine Liste der Mitglieder eingesehen werden können. Space-Administratoren können diese Informationen bearbeiten.
  • Es kann Ordner und Projekte geben, auf die Sie Zugriff haben, die sich aber nicht in einem der Spaces befinden, von denen Sie Teil sind. Alle diese Ordner/Projekte sehen Sie unter dem Bereich „Mit mir geteilt“ in der linken Navigationsleiste.
  • Wenn ein Nutzer zu einem Space eingeladen wird, erscheint eine Benachrichtigung in seiner Inbox.
  • Space-Administratoren erhalten Inbox-Benachrichtigungen, wenn Nutzer den Space verlassen oder dazu kommen.

Space-Varianten

Es gibt 3 verschiedene Space-Varianten in Wrike:

Persönlicher Space

Persönliche Spaces werden automatisch für alle Nutzer erstellt, die einem Account beitreten. Der Persönliche Space wird nur mit seinem Besitzer geteilt, sodass keine anderen Nutzer im Account darauf Zugriff haben.
Mit dem Persönlichen Space kann man die eigene Arbeit organisieren. Er enthält die vorgefertigten Smart-Ordner „Meine To-dos“, wo Sie alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben finden, und „Von mir erstellt“, wo man alle selbst erstellten Aufgaben sehen kann.

Privater Space

Mit Privaten Spaces können bestimmte Teams, Abteilungen und Nutzergruppen ihre Arbeit in einem Umfeld organisieren und verwalten, das an ihre jeweiligen Bedürfnisse angepasst ist.

  • Private Spaces können von Nutzern, die keine Mitglieder dieser Spaces sind, nicht eingesehen werden.
  • Um dem Privaten Space eines anderen Nutzers beitreten zu können, müssen Nutzer vom Space-Administrator eingeladen werden.
  • Als Mitglied eines Privaten Space kann man alle Inhalte des Space einsehen (es sei denn, vererbtes Teilen ist deaktiviert).
  • Private Spaces, denen Sie beitreten, erscheinen in der linken Navigationsleiste.
  • Als Space-Mitglied können Sie Ordner, Projekte und Aufgaben, die innerhalb des Space gespeichert sind, mit Nutzern außerhalb des Space teilen, es sei denn, diese Möglichkeit ist durch Ihren Lizenztyp oder Ihre Zugangsrolle eingeschränkt.

Öffentlicher Space

Mit Öffentlichen Spaces können Sie Unternehmensdaten verwalten und organisieren, die intern geteilt werden und allen Teams zugängig sein sollen.

  • Alle Account-Nutzer, außer Externe Nutzer und Gastnutzer, können die Inhalte Öffentlicher Spaces einsehen, ohne Mitglied im Space zu werden (es sei denn, vererbtes Teilen ist deaktiviert).
  • Öffentliche Spaces, denen Sie beitreten, erscheinen in der linken Navigationsleiste.
  • Als Space-Mitglied können Sie Ordner, Projekte und Aufgaben, die innerhalb des Space gespeichert sind, mit Nutzern außerhalb des Space teilen, es sei denn, diese Möglichkeit ist durch Ihren Lizenztyp oder Ihre Zugangsrolle eingeschränkt.

Einen Space erstellen

Standardmäßig können Normale Nutzer Spaces erstellen. Dieses Recht kann jedoch in Enterprise-Abonnements durch Account-Administratoren angepasst werden.

Option 1. Einen neuen Space erstellen

  1. Klicken Sie auf das Plus-Zeichen in der linken oberen Ecke Ihres Workspace.
  2. „Space“ wählen.
  3. Den Namen eines Space eingeben. 1
  4. Wählen Sie, ob der Space öffentlich oder privat sein soll. 2
  5. Laden Sie Nutzer in den Space ein: Klicken Sie auf das Feld 3 im Bereich „Mitglieder“ und wählen Sie aus der Liste einen Nutzer oder eine Nutzergruppe. Wenn Sie dort eine gewünschte Person nicht sehen: Fangen Sie an, den Namen einzutippen, und wählen Sie die Person, so wie der Name dann erscheint.
  6. Space-Administratoren wählen: Finden Sie einen Nutzer, dem Sie die Rolle des Administrators zuweisen wollen, klicken Sie auf die aktuell Rolle rechts vom Namen 4 und wählen Sie „Admin“.
  7. Geben Sie den empfohlenen und den standardmäßigen Arbeitsablauf ein. 5
  8. Das Symbol für den Space ändern (es erscheint in der linken Navigationsleiste): Klicken Sie auf „Symbol ändern“ 6 in der unteren linken Ecke und wählen Sie einen Hintergrund und ein Emoji für das neue Symbol.
  9. Nutzer mit Business-Accounts und höher können wählen, welche Zugangsrolle 7 der „Mein Team“ Gruppe in einem öffentlichen Space zugewiesen werden soll.

Spaces_-_Create_a_Space.png🔥Wrike-Tipp! Spaces lassen sich auch im Space Explorer erstellen: Klicken Sie unten im linken Navigations-Panel auf „Spaces entdecken“ und dann auf „Space erstellen“.

Option 2. Einen Space aus einem bestehenden Ordner oder Projekt erstellen

  1. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf einen Ordner- oder Projektnamen.
  2. Wählen Sie „Space aus diesem Ordner/Projekt erstellen“
  3. Richten Sie Ihren Space nach Bedarf ein, folgen Sie dabei die oben beschriebenen Schritte 4–8.
  4. Klicken Sie auf „Erstellen“.

Die Struktur innerhalb des erstellten Space bleibt genauso wie innerhalb des ursprünglichen Ordners/Projekts.

Einem öffentlichen Space beitreten

Alle Account-Nutzer – außer Externe Nutzer und Gastnutzer – können einem Öffentlichen Space direkt beitreten. Externe Nutzer und Gastnutzer können über eine Einladung vom Space-Administrator beitreten.

Um einem Space beizutreten:

  1. Klicken Sie auf „Spaces entdecken“, unten in der linken Navigationsleiste.
  2. Wählen Sie einen Space aus der Liste aus oder fangen Sie an, den Titel des Space einzutippen, bis er in der Liste erscheint, wo Sie ihn dann wählen können.
  3. Klicken Sie auf „Space beitreten“ oben im Workspace (rechts neben dem Titel des Space).

Jetzt sind Sie ein Mitglied des Space und Ihr Profilbild erscheint in der Space-Mitgliederliste. Der Space (und die darin getaggten Ordner und Projekte) erscheint in der linken Navigationsleiste Ihres Workspace.

Arbeiten in Spaces

Es gibt zwei Möglichkeiten, um mit Spaces zu interagieren:

  • Als Administrator: Sie können den eigentlichen Space sowie alle darin enthaltenen Elemente verwalten. Auf der Seite Spaces Verwalten erfahren Sie, was Space-Administratoren alles machen können.
  • Als Mitglied: Sie können einen Space in der linken Navigationsleiste sehen und auf Elemente zugreifen, die im Space gelagert sind.

In Business-Accounts und höher gibt es Zugriffsrollen die angeben, was Space-Mitglieder innerhalb eines Space machen können, mit anderen Worten, die Berechtigungen der Mitglieder können wie folgt eingeschränkt sein:

  • Uneingeschränkt: der Nutzer kann alles in einem Space machen, außer Aktionen, die speziell für Space-Administratoren reserviert sind.
  • Editor: der Nutzer kann alles machen, was Nutzer mit der Rolle „Uneingeschränkt“ machen können, außer Inhalte im Space zu löschen und zu teilen.
  • Eingeschränkt: der Nutzer kann nur Aufgaben/Projekte/Ordner im Space ansehen, Kommentare geben und Aufgaben-Status ändern.

In Enterprise-Accounts können Space-Administratoren den Space-Mitgliedern auch benutzerdefinierte Zugangsrollen zuweisen.

Ordner und Projekte einem Space hinzufügen

Space-Mitglieder und Space-Administratoren können einem Space Ordner und Projekte hinzufügen.

Werden einem Space Ordner und Projekte hinzugefügt, erscheinen diese unter dem Space-Namen in der linken Navigationsleiste. So fügen Sie einen Ordner/ein Projekt einem Space hinzu:

  1. Öffnen Sie das Info-Panel eines Ordners oder Projekts.
  2. Auf die Schaltfläche „+“ klicken, die unter dem Titel des Ordners oder Projekts angezeigt wird.
  3. Fangen Sie an, den Titel des Space einzutippen.
  4. Wählen Sie den Space aus der Liste, so wie der Name erscheint. Gibt es dort mehrere Elemente mit demselben Namen, suchen Sie unter dem jeweiligen Namen nach dem Wort „Space“, wodurch von Ordnern und Projekten unterschieden wird.


Einen Space verlassen

Sie können einen Space jederzeit verlassen, es sei denn, Sie sind der einzige Space-Administrator. In diesem Fall müssen Sie zuerst einen weiteren Administrator für diesen Space bestimmen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um einen Space zu verlassen:

  1. Klicken Sie auf einen Space in der linken Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf das Drei-Punkte-Menüfeld.
  3. Wählen Sie „Space verlassen“.

Alternativ dazu:

  1. Klicken Sie mit Rechts auf den Titel eines Space in der linken Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie auf „Space verlassen“.

Sie sind jetzt nicht mehr ein Mitglied dieses Space. Ihr Profilbild verschwindet aus der Space-Mitgliederliste. Der Space verschwindet aus Ihrer linken Navigationsleiste.

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

Nach oben