New Team Plan: Mit der Zusammenarbeit beginnen

Nachdem Sie sich mit Ihrem neuen Wrike-Account vertraut gemacht haben, können Sie mit der Arbeit an Projekten und der Zusammenarbeit mit Ihrem Team beginnen. Wir haben bereits beschrieben, wie Sie einen Ordner, ein Projekt, eine Aufgabe oder ein anderes Element erstellen können. Jetzt werden wir uns ansehen, wie Sie Status in Ihrem Space anpassen, benutzerdefinierte Felder erstellen und mit Ihrem Team bei der Arbeit an Aufgaben zusammenarbeiten können.

Status helfen Ihnen, den Fortschritt von Elementen innerhalb Ihrer Projekte und Aufgaben zu verfolgen. Sie können den Arbeitsablauf (eine Reihe von Status) verwenden, den Wrike Ihnen zur Verfügung stellt, oder Sie können ihn an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Bereichsbezogene Arbeitsabläufe ermöglichen es Ihnen, Prozesse zu personalisieren und Aufgaben und Projekte für bestimmte Teams oder Bereiche zu optimieren, indem Sie sie an deren einzigartige Bedürfnisse anpassen.

Arbeitsabläufe auf Kontoebene bieten einen umfassenderen Rahmen für die gesamte Organisation und gewährleisten Konsistenz und Standardisierung im Aufgaben- und Projektmanagement.

Einen Space-Arbeitsablauf erstellen oder bearbeiten

Space-Administratoren können Space-Arbeitsabläufe erstellen.

1. Klicken Sie in der Seitenleiste neben dem Space-Überblick auf das Zahnradsymbol 1.

2. Wechseln Sie zur Registerkarte Arbeitsabläufe 2.

3. Je nachdem, ob Sie einen Arbeitsablauf für Aufgaben (aufgabenbasierte Elemente) oder Projekte (projektbasierte Elemente) erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsablauf erstellen oder hinzufügen 3 unter dem entsprechenden Abschnitt.

4. Klicken Sie in dem eingeblendeten Dropdown auf Neuen Arbeitsablauf erstellen 4.

5. Von der Registerkarte aus können Sie:

   • Dem Arbeitsablauf einen Namen geben.

   • Status zum Arbeitsablauf hinzufügen.

   • Status bearbeiten.

   • Status zwischen Statusgruppen verschieben.

6. Klicken Sie auf Speichern, um einen Arbeitsablauf zu erstellen.

Wichtig

• Es können maximal 20 benutzerdefinierte Arbeitsabläufe pro Space erstellt werden.

• Benutzerdefinierte Space-Arbeitsabläufe können nur innerhalb des übergeordneten Space verwendet werden. Sie sind jedoch sichtbar für alle Nutzer im Account, die Zugriff auf den Space haben.

• Ein Account-weiter Arbeitsablauf kann nicht in einen Space-Arbeitsablauf umgewandelt werden. Ein Space-Arbeitsablauf kann jedoch in einen Account-weiten Arbeitsablauf umgewandelt werden.

Sie können den Arbeitsablauf auf Raumebene aus demselben Menü bearbeiten, wenn er bereits erstellt wurde.

Alternativ können Sie den Arbeitsablauf von der Board Ansicht bearbeiten:

1. Navigieren Sie zu einem Space, Ordner oder Projekt und wechseln Sie zur Board-Ansicht 1.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Spalten 2 und wählen Sie Diesen Arbeitsablauf bearbeiten 3.

3. In dem Pop-up können Sie:

   

   • Der Arbeitsablauf 4 umbenennen.

   • Status zum Arbeitsablauf hinzufügen 5.

   • Durch Klicken auf den Status können Sie den Namen bearbeiten 6, die Farbe ändern 7 und aus dem Arbeitsablauf löschen 8.

   • Klicken Sie auf Fertig 9, um die Änderungen zu speichern.

Erstelle workflow auf Account-Ebene

Account-Administratoren können Account-Arbeitsabläufe erstellen.

Accountweite Arbeitsabläufe sind für alle Nutzer im Account sichtbar und können als Standard-Arbeitsabläufe in jedem Space, Projekt oder Ordner verwendet werden.

1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild 1 in der Seitenleiste.

2. Wählen Sie Einstellungen 2 aus dem Dropdown-Menü.

3. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Arbeitsablauf 3. Sie erhalten eine Liste aller Arbeitsabläufe im Account.

4. Klicken Sie auf + Neuer Arbeitsablauf 4.

5. Von der Registerkarte aus können Sie:

   

   • Geben Sie den Namen des neuen Arbeitsablaufs ein 5. Standardmäßig hat es einen Status in den Arbeitsablauf-Kategorien Aktiv und Erledigt. Diese Standard-Status können zwar bearbeitet aber nicht gelöscht werden.

   • Um Ihrem Arbeitsablauf weitere Statuse hinzuzufügen, klicken Sie unten in einer Arbeitsablauf-Gruppe auf Status hinzufügen 6, geben Sie den Titel ein und wählen Sie eine Farbe für diesen Status.

   • Benennen Sie 7 um, ändern Sie eine Statusfarbe 8 oder löschen Sie 9, indem Sie auf diesen Status klicken.

   • Status können per Drag-and-drop innerhalb einer Status-Gruppe so geordnet werden, wie es für Ihr Team am sinnvollsten ist.

   • Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Speichern 10.

Benutzerdefinierte Felder sind zusätzliche Felder, die Sie Ihren Elementen hinzufügen können, um die Arbeit Ihres Teams zu verfolgen.

Alle Nutzer außer externe Nutzer, Gastnutzer, Beitragende und Betrachter haben die Fähigkeit, benutzerdefinierte Felder zu erstellen. Jedem Ordner, Projekt und Space können mehrere benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, benutzerdefinierte Felder zu verwenden:

Ein benutzerdefiniertes Feld zu einem Space, Ordner oder Projekt hinzufügen

1. Navigieren Sie zu einem Space, Ordner oder Projekt und wechseln Sie zur Tabelle Ansicht 1.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Felder-Button 2.

   ODER

   Klicken Sie auf das + Symbol 3 rechts neben der letzten Spalte.

3. Aktivieren Sie die Umschaltflächen neben dem benutzerdefinierten Feld aus der Liste 4.

Die benutzerdefinierten Felder werden angewendet, um die Daten anzusehen.

Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes

1. Navigieren Sie zu einem Space, Ordner oder Projekt und wechseln Sie zur Tabelle Ansicht 1.

2. Klicken Sie auf die Felder-Schaltfläche 2 in der Symbolleiste oder auf das +-Symbol 3 neben der letzten Spalte in der Kopfzeile der Ansicht.

3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf + Benutzerdefiniertes Feld 4.

4. Geben Sie die Feldeigenschaften im Popup-Fenster an:

   • Den Feldnamen bearbeiten 5.

   • Wählen Sie den Feldtyp 6.

     Hinweis

     Je nachdem, welcher benutzerdefinierter Feldtyp vorliegt, müssen möglicherweise zusätzliche Eigenschaften angegeben werden, die auf dieser Seite nicht erwähnt werden. Unter Benutzerdefinierte Felder – die verschiedenen Typen erfahren Sie mehr.

   • Wählen Sie die Standardaggregation (nur für benutzerdefinierte Felder vom Typ numerisch verfügbar: Nummer, Prozent, Währung, Datum und Dauer).

   • Wählen Sie, wohin das Feld gehört 7. Wenn Sie berechtigt sind, benutzerdefinierte Felder auf Space-Ebene zu erstellen, gehört das Feld standardmäßig zum aktuellen Space. Um das zu ändern, klicken Sie auf den Space-Titel und wählen Sie In ein Account-Feld umwandeln.

   • Geben Sie den Nutzer oder die Gruppe 8 an, die das benutzerdefinierte Feld bearbeiten können.

   • Wählen Sie, wo das 9 benutzerdefinierte Feld angewendet werden soll.

5. Klicken Sie auf Erstellen 10.

Verfügbare benutzerdefinierte Feldoptionen sind:

• Text.

• Zahl.

• Währung.

• Prozent.

• Einzelauswahl.

• Mehrfache Auswahl.

• Personen.

• Datum.

• Dauer.

• Auswahlkästchen.

• Formel

Wenn Sie in einem Space, Ordner oder Projekt ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, wird es allen darin enthaltenen Elementen hinzugefügt. Um benutzerdefinierte Felder für Aufgaben zu sehen, klicken Sie auf ein Element in der Tabellenansicht (oder einer anderen Ansicht), um es in der Elementansicht zu öffnen. Sie finden alle benutzerdefinierten Felder unter versteckten Feldern aufgelistet.

Um benutzerdefinierte Felder auf Space-Ebene zu bearbeiten und zu verwalten, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Space-Überblick, um auf die Space-Einstellungen zuzugreifen. Dann wechseln Sie zum Benutzerdefinierte Felder Tab, wo Sie:

• Die Eigenschaften von benutzerdefinierten Feldern bearbeiten.

• Benutzerdefinierte Felder im Space, Ordner oder Projekt hinzufügen und entfernen.

• Benutzerdefinierte Felder löschen, wenn Sie ein Space-Administrator sind.

Sie können auch die Kontobenutzerdefinierten Felder verwalten, indem Sie zu Ihren Profileinstellungen in der Seitenleiste navigieren und auf der Einstellungsseite Benutzerdefinierte Felder auswählen.

Wrike ermöglicht Ihnen, gemeinsam mit Ihrem Team an einer Aufgabe oder einem Projekt in einem Space zu arbeiten.

Aufgaben zuweisen

Wenn eine Aufgabe erstellt und alle Schritte definiert sind, können Sie sie einem Teamkollegen zuweisen, wodurch diese Person für den Fortschritt und die Fertigstellung der Aufgabe verantwortlich wird. Es empfiehlt sich, einem Element nicht zu viele Personen zuzuweisen, damit klar ist, wer für die Aufgabe verantwortlich ist.

Kommentare hinzufügen

Während Sie an einer Aufgabe arbeiten, können Sie in der Aufgabenbeschreibung alles angeben, was Sie erledigen möchten, und Kommentare hinterlassen, um Details zu diskutieren oder zu klären. Sie können entweder nur diejenigen Kollegen @erwähnen, die diesen Kommentar sofort sehen müssen, oder Sie können als Erwähnungen @Follower oder @Verantwortliche verwenden, um die Aufmerksamkeit aller Beteiligten zu erhalten.

Dateien hinzufügen

Dateien können direkt an das Element (Aufgabe) angehängt werden, oder Sie können sie beim Erstellen von Kommentaren hinzufügen. Alle diese Dateien sind im Dateibereich der Elementansicht sichtbar.

Ferner können Sie verschiedene Versionen derselben Datei zur Aufgabe hinzufügen, um Änderungen zu verfolgen. Sie können Dateien im Editor öffnen und die neue Version in derselben Aufgabe speichern.

Follower hinzufügen/den Aktualisierungen folgen

Sie können jemanden als Follower zu einer bestimmten Aufgabe hinzufügen, damit diese Person die Aktualisierungen verfolgen kann, oder Sie können sich bei Bedarf selbst als Follower anmelden.

Teilen

Wenn Sie einen Space standardmäßig erstellen, ist er für jeden in Ihrem Account sichtbar. Sie können den Space privater gestalten, indem Sie einige Mitglieder daraus entfernen (Space-Administratoren können dies in den Einstellungen des Space tun). Wenn Sie möchten, dass einige Ihrer Teammitglieder weiterhin Zugriff auf bestimmte Projekte oder Elemente haben, können Sie diese teilen, ohne Zugriff auf den Space zu gewähren.

So teilen Sie ein Projekt: Öffnen Sie ein Projekt in einer beliebigen Ansicht und klicken Sie auf Teilen in der oberen rechten Ecke der Ansicht.

So teilen Sie ein Element: Öffnen Sie die Aufgabe in der Elementansicht, scrollen Sie nach unten zu den Kommentaren und @erwähnen Sie diese Person in den Kommentaren.

Der Account-Inhaber kann die Standard-Arbeitswocheneinstellungen für Ihr ganzes Team anpassen. Wenn Sie dies tun, werden die Wochenenden in einigen Ansichten markiert (etwa Kalender und Gantt-Diagramm), was bei der Planung Ihrer Arbeit hilfreich sein kann. Dies kann im Menü Profileinstellungen im Tab Arbeitspläne unter Account Management durchgeführt werden.

Mit dem neuen Wrike Team-Tarif können Sie Ihren Account mit Microsoft Outlook, Microsoft Teams und Slack integrieren. Auf diese Weise können Sie und Ihr Team weiterhin mit den Tools zusammenarbeiten, mit denen Ihr Team möglicherweise bereits vertraut ist, und trotzdem Ihre gesamte Arbeit in Wrike behalten.