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Schritt 3: Zusammenarbeit in Wrike

Das Schöne an Wrike besteht darin, dass man es als zentrale Drehscheibe für Arbeit, Aufgaben, Prioritäten und Diskussionen nutzen kann, ohne dazu mit mehreren E-Mails jonglieren oder zwischen Apps wechseln zu müssen.

Die Arbeit finden

Inbox

Beginnen Sie Ihren Tag damit, in Ihrer Inbox nachzuschauen. Die Inbox zeigt Ihnen alle Arbeitsaktualisierungen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern: Benachrichtigungen zu neuen @Erwähnungen, Aufgabenzuweisungen und wenn eine Aufgabe, ein Ordner oder ein Projekt mit Ihnen geteilt wird. Wenn Sie eine Benachrichtigung anklicken, öffnet sich das Aufgaben- oder Projekt-Panel mit detaillierten Informationen und vorherigen Diskussionen.

Es empfiehlt sich, beim Umgang mit Benachrichtigungen die Zwei-Minuten-Regel zu beachten: Wenn Sie für die Antwort weniger als zwei Minuten benötigen, antworten Sie sofort. Wenn zur Beantwortung mehr Zeit benötigt wird, schlummern Sie die Benachrichtigung, um sie dann später zu priorisieren.

Inbox.png

Dashboards

Dashboards sind die anpassbarste Möglichkeit, den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, sich auf Ihre Prioritäten zu konzentrieren und sicherzustellen, dass nichts durch das Netz fällt. Dashboards werden verwendet, um Aufgaben nach bestimmten Kriterien in Widgets zu gruppieren, beispielsweise überfällige Aufgaben, Aufgaben die in dieser Woche zu erledigen sind, auf Backlog gestellte Aufgaben usw. Es können zusätzliche Widgets hinzugefügt werden, beispielsweise ein Datei-Widget oder alle Aufgaben, die Sie zugewiesen haben – alles, was Ihnen wichtig ist. Erfahren Sie mehr über Persönliche Dashboards.

Personal_Dashboard.png

Meine To-do-Liste im Persönlichen Space

Eine weitere Möglichkeit, die eigene Arbeit anzusehen, ist der Smart Ordner „Meine To-dos“. Er hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, und enthält:

  • Alle Aufgaben und Teilaufgaben, die Ihnen zugewiesen worden sind
  • Aufgaben, die Sie manuell zu „Meine To-dos“ hinzugefügt haben

Anpassen lässt sich das, was Sie in Meine To-dos sehen, durch die Anwendung von Filtern, durch Ändern der Sortierreihenfolge, oder indem Sie Aufgaben und Teilaufgaben als einfache Liste darstellen.

My_To-Do.png

Zusammen an Aufgaben arbeiten

Jetzt, wo Sie wissen, wo Sie Ihre Arbeit finden können, wollen wir mit der Arbeit beginnen. Wrike stellt Ihnen und Ihren Teamkollegen einen geteilten Workspace zur Verfügung, wo Sie den Fortschritt teilen, Probleme diskutieren und eine Single Source of Truth für den Aufgabenstatus und die endgültige Version der Dateien finden können.
Werfen Sie einen kurzen Blick auf die Liste der Funktionen, die Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihrem Team in Wrike erleichtern werden.

FunktionFunktionsweiseAnwendungsbeispiel
@ErwähnungTippen Sie in das Kommentarfeld ein @ gefolgt von einem Benutzernamen ein. Verwenden Sie @Verantwortliche, um alle Aufgaben-Verantwortliche zu erwähnen und @Follower, um alle Aufgaben-, Ordner- oder Projekt-Follower zu erwähnen.
  • Teilen Sie eine Aufgabe und erklären Sie, warum Sie die Aufgabe mit jemandem teilen.
  • Machen Sie deutlich, welcher Teil der Unterhaltung für die andere Person relevant ist.
AufgabenbeschreibungDie Aufgabenbeschreibung speichert Änderungen automatisch und sofort. Mehrere Personen können gleichzeitig Aufgaben bearbeiten und Sie sehen genau, wer an welcher Stelle gerade Änderungen vornimmt.
  • Den Verantwortlichen und Stakeholdern alle Aufgaben-Details mitteilen.
  • Notizen während eines Meetings machen (als Team oder alleine).
  • An der Textbearbeitung zusammenarbeiten – für Remote-Teams.
AufgabenänderungenÄndert jemand die Beschreibung einer Aufgabe, wird dem Aufgaben-Stream ein Link „Beschreibung aktualisiert“ hinzugefügt. Klicken Sie auf diesen Link, um die Änderungen zu sehen.
  • Verfolgen Sie bei der Zusammenarbeit mit einem Team die Änderungen; so sehen Sie, welche Änderungen ein Teammitglied gemacht hat.
Text zitierenText in einem Beschreibungsfeld oder Kommentar hervorheben und auf die dann erscheinenden Anführungszeichen klicken. Es wird ein neuer Kommentar begonnen, in dem der von Ihnen hervorgehobene Text zitiert wird.
  • Einen bestimmten Teil einer Aufgabe referenzieren, um jedem deutlich zu machen, worauf Sie Bezug nehmen.
EmojisBei Kommentaren in Wrike lassen sich Emojis einfügen. Klicken Sie auf das Kommentarfeld und dann auf das Smiley-Symbol, um eine vollständige Liste der verfügbaren Emojis zu sehen.
  • Zeigen Sie Teammitgliedern, wie sie Ihre Kommentare verstehen sollen oder bereichern Sie den Workspace mit etwas mehr Persönlichkeit und Humor.
Freigaben (Verfügbar mit Business- und Enterprise-Tarifen)Sie können Genehmiger zuweisen und Termine für Aufgaben und Projekte festlegen. Jeder Genehmiger kann die Aufgabe genehmigen oder ablehnen.
  • Den Freigabe-Prozess optimieren.
  • Sehen, wer für die Freigabe von Arbeiten in Ihrem Team verantwortlich ist.
  • Ermitteln, ob ausstehende Freigaben zu einer Verzögerung Ihres Projekts führen könnten.
  • Benutzerdefinierte Dashboard-Widgets erstellen, basierend auf Freigaben.

Zusammenarbeit an Dateien

FunktionFunktionsweiseAnwendungsbeispiel
Dateien anhängenDateien von Ihrem Computer oder von Cloud-Storage-Anbietern aus an Aufgaben anhängen.Sie haben Dateien, die zu Projekten gehören, und möchten, dass sich alles an einem einzigen Ort befindet.
Wrike Proof und Wrike Publish sind als kostenpflichtige Add-ons verfügbar.
ProofingSie können Kommentare direkt in Bilder, Videos, PDF- und Microsoft Office Dateien hinzufügen. Beantworten und diskutieren Sie Feedback direkt und schließen Sie Kommentare, wenn Bearbeitungen durchgeführt wurden.Proofing ist eine bequeme Möglichkeit, Feedback zentral zu sammeln ohne dazu mit E-Mails zu jonglieren.
Datei-FreigabenFordern Sie Prüfungen durch wichtige Stakeholder an und legen Sie Freigabefristen fest. Prüfer können Assets als freigegeben markieren oder bestimmte Änderungen anfragen, wodurch ein klares Bearbeitungs- und Freigabeprotokoll erstellt wird.Dateien/Dokumente müssen freigezeichnet werden, bevor sie verwendet/veröffentlicht werden dürfen. Mit Gast-Reviews können Sie Kunden, die kein Wrike-Account haben, einladen, um Dateien zu prüfen.
Wrike Publish: MediaValet- und Bynder-IntegrationenVeröffentlichen Sie freigegebene Assets direkt von Wrike an Ihren Digital Asset Manager.Vereinheitlichen Sie Markenbotschaften und Visuals über integrierte Kampagnen hinweg. Genehmigte digitale Assets hochladen, finden und anhängen.

Wrike-Gewohnheiten entwickeln

Das Erlernen neuer Tools kann eine Herausforderung sein, aber Übung macht den Meister. Wenn Sie diese einfachen Regeln jeden Tag befolgen, werden Sie bald feststellen, dass Sie keine langen E-Mail-Threads, multiple Statusbesprechungen oder manuelle Aktualisierungen in Tabellen mehr benötigen. Mit Wrike sparen Sie Zeit bei der Arbeitssuche, der Zusammenarbeit mit Ihrem Team und der Berichterstattung über Fortschritte, sodass Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die wirklich wichtig für Sie sind.

  1. Beginnen Sie Ihren Tag, indem Sie Ihre neuen und bestehenden Aufgaben in Wrike durchgehen:
    • Schauen Sie in der Inbox nach neuen @Erwähnungen und eingehenden Aufgaben nach. Beantworten, schlummern oder archivieren Sie Benachrichtigungen, bis Ihre Inbox leer ist.
    • Schauen Sie sich Ihre Meine To-dos Liste in Ihrem Persönlichen Space an, um nach Aufgabenprioritäten zu sehen.
    • Prüfen Sie Ihr Persönliches Dashboard, um Ihre Arbeit zu verfolgen.
  2. Teilen Sie Ihren Arbeitsfortschritt:
    • Wenn etwas in Arbeit ist:
    • Kommentare hinzufügen und andere Personen @erwähnen.
    • Aufgabenstatus ändern, um den aktuellen Stand darzustellen.
    • Bei Bedarf das Fälligkeitsdatum ändern.
  3. Wenn die Arbeit erledigt ist:
    • Erledigen Sie die Aufgabe, indem Sie den Status ändern.
    • @erwähnen Sie Stakeholder.
    • Hängen Sie gegebenenfalls Assets an.
  4. Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, prüfen Sie, dass:
    • Der Titel deutlich ist.
    • Die Aufgabe zugewiesen und zeitlich geplant ist.
    • Die Aufgabenbeschreibung die Anforderungen und Erwartungen beinhaltet.
  5. Am Ende des Tages, prüfen Sie, dass:
    • Sich keine ungelesenen Benachrichtigungen in Ihrer Inbox befinden.
    • Sie die Aufgabenstatus auf In Arbeit und Erledigt geändert haben.
    • Überfällige Aufgaben zeitlich neu geplant oder Stakeholder benachrichtigt wurden.
    • Sie in Meine To-dos Ihre Aufgaben für den nächsten Tag priorisiert haben.

Danke, dass Sie unseren Leitfaden durchgearbeitet haben! Jetzt ist es an der Zeit, zu Ihrem Workspace zurückzukehren, um mehr Dinge mit Wrike zu erledigen.

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