Schritt 1: Eingewöhnung

• Wrike Übersicht
• Navigieren im Workspace
• Grundlegende Strukturen
• Grundlegende Konzepte: Teilen und verfolgen
• E-Mail Benachrichtigungen einrichten
• Den Arbeitsverlauf verfolgen: Dashboards, Meine Arbeit, Inbox
• Erste Schritte

Wrike Übersicht

Wrike hilft Ihnen, Ihre Arbeit zu organisieren und zu verfolgen, mit anderen gemeinsam zu arbeiten, und darüber zu berichten, was gemacht wurde.

Was Sie in Wrike sehen, hängt davon ab, was mit Ihnen geteilt worden ist. Falls Ihr Team jetzt erstmalig mit Wrike arbeitet, wird Ihr Workspace (das was Sie sehen, wenn Sie sich in Wrike anmelden) eventuell leer sein. Hat Ihr Team bereits mit Wrike zu arbeiten begonnen, und hat Aufgaben, Ordner und Projekte erstellt und mit Ihnen geteilt, dann werden Ihnen wahrscheinlich gleich zu Beginn Informationen im Workspace angezeigt.

Navigieren im Workspace

Grundlegende Strukturen

Aufgaben, Ordner und Projekte sind die Bausteine mit denen man in Wrike arbeitet. Man benutzt sie, um Arbeit zu organisieren, Aktionselemente zu verfolgen und mit dem eigenen Team zusammenzuarbeiten.

Aufgaben

Stellen Sie sich Aufgaben als einzelne Positionen in einer To-Do-Liste vor: sie behalten die Übersicht über Aktionselemente, die ausgeführt werden müssen. Um eine organisierte Struktur aufrechtzuerhalten, ordnen Sie Aufgaben in Ordner oder Projekte. Neben der Möglichkeit, den Überblick über auszuführende Arbeiten zu behalten, haben Aufgaben wichtige Elemente (wie Status, Verantwortliche und Fälligkeitstermine), die Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu erledigen.

Ordner

Ordner sind dafür da, Daten aufzunehmen und zu organisieren. Mit Ordnern halten Sie Aufgaben und dazugehörige Informationen an einem Ort zusammen oder Sie bauen die Organisationsstruktur Ihres Workspaces aus, so dass es leicht ist, Informationen zu finden und zu teilen. Im Gegensatz zu Aufgaben und Projekten sind Ordner keine umsetzbaren Elemente und sie haben auch keine eigenen Attribute.

Projekte

Projekte helfen dabei, Aufgaben zu umfassen und zu organisieren (ähnlich wie Ordner), aber zusätzlich haben sie auch Attribute (Status, Verantwortliche, Fälligkeiten), die bei der Berichterstattung und der Verfolgung von Projekt-Fortschritten hilfreich sind.

Aufgaben, Ordner und Projekte vergleichen

Grundlegende Konzepte: Teilen und verfolgen

Teilen

Durch Teilen bekommen Nutzer Zugang zu Aufgaben, Ordner und Projekte. Sehen können Sie nur die Elemente, die mit Ihnen geteilt wurden. Wurde etwas nicht mit Ihnen geteilt, erscheint es auch nicht in Ihrem Workspace.

Funktionsweise

• Elemente, die im Stammordner (Account-Ebene) erstellt wurden, sind privat. Alles, was im Stammordner erstellt wurde, ist privat und bleibt privat, bis es mit jemandem geteilt oder in eine geteilte Aufgabe, einen geteilten Ordner oder ein geteiltes Projekt verschoben wird.
• Teilen wird von oben nach unten vererbt (weitergeleitet). Wird eine Aufgabe, ein Ordner oder Projekt mit einem Nutzer geteilt, dann werden alle in dieser Aufgabe, dem Ordner oder Projekt erstellten oder dort hinzugefügten Elemente automatisch auch mit diesem Nutzer geteilt.
• Wird ein übergeordnetes Element (obere Ebene) geteilt, können Sie die Teilung der dazugehörigen untergeordneten Elemente (untere Ebene) nicht aufheben. Hat ein Nutzer Zugriff auf eine übergeordnete Aufgabe, Ordner oder Projekt, können Sie die Teilung der Teilaufgaben, Unterordner oder Teilprojekte mit diesem Nutzer nicht aufheben.
• Information wird nicht automatisch von unten nach oben geteilt. Wird eine Teilaufgabe, ein Unterordner oder ein Teilprojekt mit einem Nutzer geteilt, dann hat dieser Nutzer nicht automatisch Zugang zu der übergeordneten Aufgabe, dem übergeordneten Ordner oder dem übergeordneten Projekt. Mit dieser Logik können Sie Informationen mit den geeigneten Parteien teilen, ohne dass Sie dazu gleich alles teilen müssen.

Was beim Teilen passiert

Sobald ein Element mit Nutzern geteilt wird:

• Alle Arten Nutzer (einschließlich Gäste) können auf alle Elementdetails zugreifen, einschließlich Anhänge und Kommentare.
• Normale und externe Nutzer können dieses Element ansehen und bearbeiten. Gäste können Elemente ansehen, aber nur eingeschränkt bearbeiten.
• Normale Nutzer mit uneingeschränktem Zugriff können das Element mit anderen Nutzern teilen.

Verfolgen

Durch das Teilen von Information haben Sie Zugriff auf Aufgaben, Ordner und Projekte. Mit der Funktion Verfolgen erhalten Sie auch Benachrichtigungen zu diesen Elementen.

Sie können Elemente automatisch verfolgen wenn:

• Sie bei einem Element @erwähnt werden
• Sie einem Element zugewiesen werden

E-Mail-Benachrichtigungen einrichten

Standardmäßig sind alle E-Mail-Benachrichtigungen eingeschaltet. Sie können die E-Mail-Benachrichtigungen so einstellen, dass Sie nur E-Mails zu Änderungen bekommen, die Sie per E-Mail verfolgen wollen.

1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspaces.
2. Wählen Sie "Profil anzeigen".
3. Klicken Sie auf die Registerkarte "E-Mail-Adresse".
4. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen."
5. Sie sehen dann die Optionen für E-Mail-Benachrichtigungen. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben jeder Option, um diese Art der Benachrichtigung zu erlauben oder zu blockieren.

Kleiner Tipp! Sie können auch die Inbox in Ihrem Workspace verwenden, um @Erwähnungen, Aufgabenzuteilungen und neu geteilte Elemente zu verfolgen.

Den Arbeitsverlauf verfolgen: Dashboards, Meine Arbeit, Inbox

Aufgaben leben zwar in Ordnern und Projekten, aber Sie können auch mit anderen Ansichten Ihre Information verfolgen und organisieren.

Dashboard

Mit Dashboards können Sie Aufgaben in einer Statusübersicht sehen. Indem Sie dem Dashboard Widgets hinzufügen, können Sie sehen, woran Sie als nächstes arbeiten müssen und wie die Dinge vorankommen. Erfahren Sie hier wie man Widgets erstellen kann.

Dashboards sind die anpassbarste Möglichkeit, den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen. Etwas unsicher, was Sie tun müssen? Lesen Sie diesen Community-Beitrag für Anregungen, oder fragen Sie nach Tipps, was Sie in Ihrem Fall am besten machen könnten.

Meine Arbeit

Meine Arbeit zeigt alle Ihnen zugewiesene aktiven Aufgaben, und eignet sich besonders für den täglichen Startpunkt. Mit Meine Arbeit können Sie Ihre Arbeit danach organisieren, was Sie heute machen wollen oder später.

Bitte beachten, der Screenshot oben zeigt die Labs-Version von Meine Arbeit. 

Inbox

Ihre Inbox zeigt Ihnen Benachrichtigungen zu neuen @Erwähnungen, Aufgabenzuteilungen und wann eine Aufgabe, ein Ordner oder ein Projekt mit Ihnen geteilt wurde. Verlassen Sie sich vorzugsweise auf Inbox-Benachrichtigungen als auf E-Mail Benachrichtigungen.

Erste Schritte

Fangen Sie jetzt an Wrike zu nutzen. Hier finden Sie einige erste Schritte

• Wöchentliche Team-Besprechungen: Erstellen Sie für jedes Meeting eine Aufgabe und fügen Sie der Aufgabenbeschreibung Notizen hinzu.
• Firmenrichtlinien: Erstellen Sie einen Firmenordner mit Informationen, auf die man häufig Zugriff haben muss.
• Persönliche To Dos: Erstellen Sie Aufgaben für Elemente, die Sie heute oder diese Woche erledigen müssen. Fragen Sie Ihren Manager oder Wrike Champion, wo Aufgaben erstellt werden sollten. Oder, wenn es Aufgaben gibt, die nur Sie bearbeiten sollen, versuchen Sie einen privaten Ordner zu erstellen, und Aufgaben in diesem Ordner zu kreieren.

Als nächsten Schritt, lesen Sie über die Zusammenarbeit mit Teamkollegen in Wrike.