Daten aus Excel importieren

Normale und Externe Nutzer aller kostenpflichtigen Accounts können XLS-Dateien importieren.

⏱ 5 Minuten Lesezeit

• Überblick
• Wichtige Informationen
• XLS-Dateien in Wrike importieren
• XLS-Dateien für den Import in Wrike formatieren
• Daten zu XLS-Dateien hinzufügen

Überblick

Aufgaben, Ordner und Projekte aus XLS-Dateien in Wrike importieren.

Auf unserer Hilfe-Center Seite erfahren Sie, wie Sie XLS Dateien exportieren können: Daten nach Excel exportieren.

Wichtige Informationen

• Vor dem Import stellen Sie bitte sicher, dass die Excel-Datei keine Formeln enthält.
• Wenn Sie Text in den Beschreibungs-Zellen Ihrer XLS-Datei formatieren, wird diese Formatierung beim Import des XLS-Dokuments in Wrike nicht beibehalten.
• Beim Import werden nur neue Elemente in Wrike erstellt, die bestehenden Daten können nicht über den XLS-Import bearbeitet werden.
• Die Begrenzung liegt bei einem Limit von 5.000 Aufgaben pro Import. Sollen mehr Aufgaben importiert werden, kann die Datei in separate kleinere Dateien aufgeteilt werden und es können dann mehrere Importe durchgeführt werden.

XLS-Dateien in Wrike importieren

1. Erstellen Sie eine neue Microsoft Office Excel-Datei (.xls oder .xlsx).
2. Formatieren Sie eine Tabelle und fügen Sie Daten hinzu. Detaillierte Anweisungen hierzu erhalten Sie weiter unten.
3. Wenn Ihre Excel-Datei fertig ist, öffnen Sie Wrike. Wählen Sie im linken Navigations-Panel den Ordner, das Projekt oder den Space aus, in den/das Sie Ihre Daten importieren möchten. 1
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkt-Menüfeld innerhalb des Projekts/Ordners oder Space. 2
5. Bewegen Sie die Maus über „Import“ und wählen Sie „Excel“. 3
6. Klicken Sie auf „Datei auswählen“ in dem nun erscheinenden Pop-up-Fenster. 4
7. Wählen Sie die Datei, die Sie importieren wollen.
8. Klicken Sie auf „Weiter“. 5
9. Wenn in der Spalte „Zugewiesen an“ Namen aufgelistet sind, werden Sie darum gebeten, Benutzer aus Ihrer Wrike-Kontaktliste mit den Namen in der Tabellen-Spalte „Zugewiesen an“ zu verbinden. 6
10. Klicken Sie erneut auf „Weiter“ und Sie werden aufgefordert, Ihre Seite zu aktualisieren. 7
11. Klicken Sie auf „Ja“. 8

Die Informationen aus der XLS-Datei sind jetzt in Wrike verfügbar!

XLS-Dateien für den Import in Wrike formatieren

Damit Sie Daten aus Excel in Wrike importieren können, muss die XLS-Datei korrekt formatiert sein. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine korrekt formatierte XLS-Datei zu erhalten:

Laden Sie eine XLS-Dateivorlage herunter (bereits formatiert)

1. Wählen Sie einen Ordner, ein Projekt oder einen Space aus dem linken Navigations-Panel. 1
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menüfeld innerhalb des gewählten Elements. 2
3. Bewegen Sie die Maus über „Import“ und wählen Sie „Excel“. 3
4. Klicken Sie in dem nun erscheinenden Pop-up-Fenster auf „Beispieldatei (Excel) herunterladen“. 4

Eine XLS-Datei manuell formatieren

1. Öffnen Sie eine neue Excel-Tabelle.
2. In der ersten Zeile verwenden Sie die folgenden Begriffe als Spaltenüberschriften: Schlüssel, Übergeordnete Aufgabe, Titel, Status, Priorität, Zugewiesen an, Anfangsdatum, Dauer, Enddatum, Abhängig von, Startdatum-Einschränkung und Beschreibung. Folgende Überschriften sind obligatorisch: Schlüssel, Titel, Status, Priorität, Zugewiesen an, Anfangsdatum, Dauer, Enddatum, Abhängig von und Beschreibung. Die Spalten dürfen leer sein, aber die erforderlichen Überschriften müssen oben eingetragen werden. 1

Denken Sie daran, in jede neue Spalte eine Schlüsselzahl einzugeben. Sie muss eindeutig sein, aber es ist keine bestimmte Reihenfolge erforderlich. 2

• Für Nutzer mit Business- oder Enterprise-Accounts: Wenn Sie per Excel benutzerdefinierte Status hinzufügen möchten, fügen Sie links von der Spalte „Status“ eine Spalte „Arbeitsablauf“ und rechts von der Spalte „Status“ eine Spalte „Benutzerdefinierter Status“ hinzu.
• Für Nutzer mit Wrike for Professional Services Accounts und Accounts mit der Wrike Resource Zusatzfunktion: Um den Aufwand zu importieren, fügen Sie in der Excel-Datei eine Spalte „Aufwand“ irgendwo vor die Spalte „Beschreibung“ ein.

Daten zu XLS-Dateien hinzufügen

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen direkt in der XLS-Datei zur Verfügung:

• Einen Ordner oder ein Projekt erstellen
• Einen Unterordner erstellen
• Eine Aufgabe erstellen
• Eine Meilenstein-Aufgabe erstellen
• Eine Aufgabe in mehrere Ordner einbeziehen
• Teilaufgaben erstellen
• Eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen
• Einen Aufgabenstatus hinzufügen
• Eine Abhängigkeit erstellen

Bitte beachten, jede Zeile muss in der Spalte „Schlüssel“ eine eindeutige Schlüsselzahl erhalten.

Einen Ordner oder ein Projekt erstellen

1. Geben Sie in der Spalte „Titel“ (einer leeren Zeile) den bevorzugten Namen für Ihren Ordner oder Ihr Projekt ein.
2. Schrägstriche vor und nach dem Ordner-/Projektnamen einfügen. Zum Beispiel: /Ordnername/. 1
3. Für Projekte: Geben Sie einen Projektstatus in die Spalte „Status“ ein. Um einen benutzerdefinierten Projektstatus hinzuzufügen, fügen Sie vor die Spalte „Titel“ eine Spalte „Standard-Arbeitsablauf für Aufgaben“ hinzu und geben Sie den Namen des Arbeitsablaufes vor den Namen des Projekts ein. Achten Sie darauf, dass Sie die Zelle „Benutzerdefinierter Arbeitsablauf“ „Benutzerdefinierter Status“ entsprechend ausfüllen.

Hinweis! Derzeit haben nur Business- und Enterprise-Accounts, die nach dem 15.4.2019 erstellt wurden, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe für Projekte.

Einen Unterordner erstellen

Klicken Sie in einer neuen Zeile auf die Zelle in der entsprechenden Spalte „Titel“, geben Sie den Namen des übergeordneten Ordners ein (mit Schrägstrichen vor und nach dem Namen), gefolgt vom Titel Ihres Unterordners. Zum Beispiel: /Ordnername/Unterordnername. 2

Eine Aufgabe erstellen

Eine Aufgabe in Excel einzufügen ist einfach: Geben Sie einfach den Titel der Aufgabe in die Spalte „Title“ ein. In den anderen Spalten können Sie dann zusätzliche Informationen zu dieser Aufgabe eintragen 3. Möchten Sie Ihre Aufgabe in einem Ordner erstellen, dann erstellen Sie zuerst den Ordner (siehe Schritte oben) und fügen Sie dann die Aufgabe in die Zeile ein, die sich direkt unterhalb der Ordnerzeile befindet.

Fügen Sie Start- und Enddaten für die Aufgaben hinzu, indem Sie das Schrägstrichsymbol als Trennzeichen verwenden (z. B.: 23/10/2019). Basierend auf Start- und Enddatum wird die Dauer automatisch berechnet. Wenn Sie stattdessen das Startdatum und die Dauer eingeben, wird das Enddatum automatisch berechnet. Wenn das Start- und Enddatum vorhanden sind und Sie manuell eine Dauer eingeben, die länger ist als die automatisch berechnete Dauer, wird das Enddatum nach dem Import verschoben und an die Dauer angepasst.

Eine Meilenstein-Aufgabe erstellen

Geben Sie den Titel der Aufgabe in die Spalte „Titel“ ein. Fügen Sie ein Datum in die Spalte „Enddatum“ ein, aber lassen Sie die Spalte „Startdatum“ leer. Verwenden Sie dann die anderen Spalten, um zusätzliche Informationen zur Aufgabe einzugeben.

Eine Aufgabe in mehrere Ordner einbeziehen

Um eine Aufgabe in mehrere Ordner aufzunehmen, beginnen Sie, indem Sie Ihre Aufgabe in einen ersten Ordner eintragen. Um die Aufgabe dann in einen weiteren Ordner aufzunehmen, kopieren Sie einfach die gesamte Zeile mit den Aufgabeninformationen (einschließlich der Schlüsselnummer) und fügen Sie sie in einem anderen Ordner ein. 1

Teilaufgaben erstellen

Fügen Sie Daten ein, wie Sie es normalerweise auch für eine Aufgabe tun würden, und tragen Sie dann den Namen der übergeordneten Aufgabe in die Spalte „Übergeordnete Aufgabe“ ein. Die übergeordnete Aufgabe muss in der Datei vor der Teilaufgabe erscheinen. 2

Wenn Sie eine Teilaufgabe der Teilaufgabe erstellen möchten, muss in der Spalte „Übergeordnete Aufgabe“ der gesamte Aufgabenpfad angegeben werden.

Hinweis! Um den XLS-Import durchzuführen, dürfen die übergeordnete Aufgabe und die Teilaufgabe nicht den gleichen Namen haben. Es muss mindestens ein Zeichen anders sein.

Eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen

Geben Sie Ihre Beschreibung in das Feld „Beschreibung“ ein. Die dort eingegebenen Daten werden dem Beschreibungsteil der Aufgabe in Wrike hinzugefügt. 3

Einen Aufgabenstatus hinzufügen

Um einer Aufgabe einen Status hinzufügen, geben Sie einen der Standardstatus in die Spalte „Status“ einer Aufgabe ein 1. Bei Accounts, die vor dem 20.12.2016 erstellt wurden, sind folgende Standardstatus vorhanden: Aktiv, Erledigt, Zurückgestellt und Abgebrochen. Bei Accounts, die nach dem 20.12.2016 erstellt wurden, sind die Standardstatus: Neu, In Arbeit, On Hold, Erledigt und Abgebrochen.

Business- und Enterprise-Nutzer haben auch die Möglichkeit, einer Aufgabe einen benutzerdefinierten Status zuzuweisen. Gehen Sie zunächst in die Aufgabenzeile, in die Sie den benutzerdefinierten Status hinzufügen möchten, geben Sie den Namen des Arbeitsablaufes in die Spalte „Arbeitsablauf“ ein 2 und tippen Sie dann den gewünschten Status in die Spalte „Benutzerdefinerter Status“ ein 3. Kann Wrike den benutzerdefinierten Status oder Arbeitsablauf nicht finden, wird ein Status aus dem Standard-Arbeitsablauf verwendet.

Eine Abhängigkeit erstellen

Eine Abhängigkeit zwischen zwei Aufgaben lässt sich mithilfe der Spalte „Abhängig von“ einrichten 1. Gehen Sie dazu in die Zeile der Aufgabe, bei der Sie eine Abhängigkeit hinzufügen möchten, und geben Sie in die Spalte „Abhängig von“ die Schlüsselzahl der Aufgabe 2 ein, von der die aktuelle Aufgabe abhängig sein wird. Geben Sie in dieselbe Zelle (ohne Leerzeichen) einen unserer Abhängigkeits-Codes ein 3. Ihre „Abhängig von“-Zelle könnte z. B. folgendermaßen aussehen: 5FS. Sollen mehrere Abhängigkeiten hinzugefügt werden, trägt man sie ein und trennt sie durch ein Komma und ein Spatium (z. B.: 22SS, 32FS). Tragen Sie schließlich die Start- und Enddatum der Aufgabe ein (oder nur ein Enddatum, wenn es sich bei der Aufgabe um einen Meilenstein handelt).

Mögliche Abhängigkeit-Codes:

• FS – die abhängige Aufgabe beginnt, wenn die Vorgängeraufgabe endet
• SS* – die abhängige Aufgabe beginnt, wenn die Vorgängeraufgabe beginnt
• FF – die abhängige Aufgabe endet, wenn die Vorgängeraufgabe endet
• SF* – die abhängige Aufgabe endet, wenn die Vorgängeraufgabe beginnt

* Die Abhängigkeits-Art gilt nicht für Meilenstein-Aufgaben

Bitte beachten: Beim Import in Wrike werden abhängige Aufgaben automatisch so geplant, dass Sie so früh wie möglich beginnen, ohne die Abhängigkeiten zu brechen. Einige abhängige Aufgaben können jedoch hinauszögert werden, indem man deren bevorzugte Anfangstermine in die Spalte Startdatum-Einschränkungen eingibt. Abhängigkeiten haben keinen Einfluss auf Meilenstein-Termine; wenn die Abhängigkeit, die einen Meilenstein beinhaltet, einen Konflikt verursacht, wird diese nach dem Import im Gantt-Diagramm rot hervorgehoben.