XLS-Export und -Import

Normale und externe Nutzer auf kostenpflichtigen Accounts können XLS-Dateien exportieren und importieren.

• Überblick
• Wichtige Informationen
• XLS-Dateien in Wrike importieren
• XLS-Dateien für den Import in Wrike formatieren
• Daten zu XLS-Dateien hinzufügen
• XLS-Dateien aus Wrike exportieren

Überblick

Wrike arbeitet auf zwei Arten mit XLS-Dateien: Sie können Ordner und Aufgabendaten aus Wrike in eine XLS-Datei exportieren oder Ordner und Aufgabendaten aus XLS-Dateien in Wrike importieren.

Wichtige Informationen

• Wenn Sie Text in den Beschreibungs-Zellen Ihrer XLS-Datei formatieren, wird diese Formatierung beim Import des XLS-Dokuments in Wrike nicht beibehalten.
• Anhänge und Kommentare werden nicht nach Excel exportiert.

XLS-Dateien in Wrike importieren

Vor dem Import stellen Sie bitte sicher, dass die Excel-Datei keine Formeln enthält.

So importieren Sie Daten aus Excel:

1. Erstellen Sie eine neue Microsoft Office Excel-Datei (.xls oder .xlsx).
2. Formatieren und fügen Sie Daten zu Ihrer Tabelle hinzu. Detaillierte Anweisungen hierzu erhalten Sie unten stehend.
3. Wenn Ihre Excel-Datei fertig ist, öffnen Sie Wrike. Wählen Sie aus dem Ordner-Baum den Ordner aus, in den Sie Ihre Daten importieren möchten 1. Klicken Sie auf die Menütaste des Ordners 2, bewegen Sie die Maus über „Importieren“ und wählen Sie “Excel” 3.

4. Klicken Sie in dem nun erscheinenden Popup-Fenster auf "Datei auswählen" 1 und wählen Sie dann die Datei, die Sie importieren möchten. Wenn Sie Ihre Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf “Nächstes” 2. Wenn Sie in der Spalte “assigned to” Namen aufgelistet haben, werden Sie darum gebeten, Benutzer aus Ihrer Kontaktliste in Wrike mit den Namen in der “Assigned To”-Spalte aus der Tabelle 3 zu verbinden. Klicken Sie wieder auf “Nächstes” 4, dann werden Sie aufgefordert Ihre Ansicht zu aktualisieren. Klicken Sie auf “Ja” 5.

Die Informationen aus der XLS-Datei sind jetzt in Wrike enthalten!

XLS-Dateien für den Import in Wrike formatieren

Damit Sie Daten aus Excel in Wrike importieren können, muss die XLS-Datei korrekt formatiert sein. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine korrekt formatierte XLS-Datei zu erhalten:

Laden Sie eine XLS-Dateivorlage herunter (bereits formatiert)

1. Wählen Sie einen Ordner aus dem Ordner-Baum aus. 1
2. Klicken Sie auf die Menütaste des Ordners. 2
3. Bewegen Sie die Maus über “Importieren” und wählen Sie “Excel”. 3
4. Klicken Sie in dem nun erscheinenden Popup-Fenster auf “Beispieldatei (Excel) herunterladen”. 4

Eine XLS-Datei manuell formatieren

1. Öffnen Sie eine neue Excel-Tabelle.
2. In der ersten Zeile verwenden Sie die folgenden Begriffe als Spaltenüberschriften: key, parent task, title, status, priority, assigned to, start date, duration, end date, depends on, start date constraint und description. Folgende Überschriften sind obligatorisch: key, title, status, priority, assigned to, start date, duration, end date, depends on und description. 1

Denken Sie daran, in der Spalte “key” eine Schlüsselzahl für jede neue Zeile einzugeben. 2

Wenn Sie ein Business- oder Enterprise-Nutzer sind und per Excel benutzerdefinierte Status hinzufügen möchten, fügen Sie links von der “status”-Spalte eine “workflow”-Spalte und rechts von der “status”-Spalte eine Spalte mit “custom status” hinzu.

Daten zu XLS-Dateien hinzufügen

Direkt von Ihrer XLS-Datei aus können Sie:

• Einen Ordner erstellen
• Einen Unterordner erstellen
• Eine Aufgabe erstellen
• Erstellen einer Meilenstein-Aufgabe
• Eine Aufgabe in mehrere Ordner einbeziehen
• Teilaufgaben erstellen
• Eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen
• Einen Aufgabenstatus hinzufügen
• Eine Abhängigkeit erstellen

Bitte beachten, jede von Ihnen hinzugefügte Zeile muss in der Spalte “Key” eine eindeutige Schlüsselzahl erhalten.

Erstellen eines Ordners

Gehen Sie zur Spalte "Title" (in eine leere Zeile) und geben Sie den gewünschten Namen Ihres Ordners ein. Fügen Sie vor und nach dem Ordnernamen Schrägstriche ein. Zum Beispiel: /Ordnername/ 1

Bitte beachten, es ist derzeit nicht möglich, über XLS-Import ein Projekt zu erstellen.

Einen Unterordner erstellen

Klicken Sie in einer neuen Zeile in die Spalte "Title", geben Sie den Namen des übergeordneten Ordners (mit Schrägstrichen vor und nach dem Namen), gefolgt vom Namen Ihres neuen Unterordners, ein. Zum Beispiel: /Ordnername/Name des Unterordners. 2

Eine Aufgabe erstellen

Per Excel können Sie ganz schnell und einfach eine Aufgabe hinzufügen: Geben Sie einfach den Titel der Aufgabe in die Spalte "Title" ein. Verwenden Sie dann die anderen Spalten, um zusätzliche Informationen einzugeben, die Sie über die Aufgabe 3 angeben möchten. Möchten Sie Ihre Aufgabe in einem Ordner erstellen, dann erstellen Sie zuerst den Ordner und fügen Sie dann die Aufgabe in die Zeile ein, die sich direkt unterhalb der Ordnerzeile befindet.

Ein Meilenstein erstellen

Geben Sie den Titel der Aufgabe in die Spalte "Titel" ein. Fügen Sie ein Datum in die Spalte "Enddatum"ein, aber lassen Sie die Spalte "Startdatum" leer. Verwenden Sie dann die anderen Spalten, um zusätzliche Informationen einzugeben, die Sie über die Aufgabe angeben möchten.

Eine Aufgabe in mehrere Ordner einbeziehen

Um eine Aufgabe in mehrere Ordner einzubeziehen, fügen Sie Ihre Aufgabe zuerst in einen Ordner ein. Um die Aufgabe dann in weitere Ordner einzubeziehen, kopieren Sie einfach die Zeile mit den Aufgaben-Informationen (einschließlich der Schlüsselzahl) und fügen Sie sie unter einem anderen Ordner ein. 1

Teilaufgaben erstellen

Fügen Sie Daten wie für eine normale Aufgabe ein, nutzen Sie dann jedoch die Spalte "Parent Task", um den Namen der übergeordneten Aufgabe anzugeben. 2

Eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen

Geben Sie Ihre Beschreibung in das Feld “Description” ein. Dort eingegebene Daten werden zu dem Beschreibungsabschnitt der Aufgabe in Wrike 3 hinzugefügt.

Einen Status hinzufügen

Fügen Sie einen Status zu einer Aufgabe hinzu, indem Sie einen der Standard-Status (aktiv, abgeschlossen, zurückgestellt oder abgebrochen) in die "Status"-Spalte 1 einer Aufgabe eingeben.

Business und Enterprise-Nutzer haben die Möglichkeit, einen benutzerdefinierten Status zu einer Aufgabe hinzuzufügen. Gehen Sie zunächst in die Aufgabenzeile, in der Sie den benutzerdefinierten Status hinzufügen möchten, den Namen des Arbeitsablaufes in die Spalte “Workflow” ein 2 und dann den gewünschten Status in die Spalte “Custom Status” 3. Kann Wrike den benutzerdefinierten Status oder Arbeitsablauf nicht finden, wird ein Status aus dem Standard-Arbeitsablauf verwendet.

Eine Abhängigkeit erstellen

Sie können eine Abhängigkeit zwischen zwei Aufgaben erstellen, indem Sie die Spalte “Depends On” verwenden 1. Gehen Sie in die Zeile der Aufgabe, bei der Sie eine Abhängigkeit hinzufügen möchten, und geben Sie in die Spalte "Depends On" die Schlüsselzahl der Aufgabe 2 ein, mit der Sie die Abhängigkeit erstellen möchten. Geben Sie in dieselbe Zelle (ohne Leerzeichen) einen unserer Abhängigkeit-Codes ein 3. Ihre "Depends On"-Zelle könnte z. B. folgendermaßen aussehen: 22SS. Schließlich fügen Sie Start- und Enddatum für die Aufgabe (oder nur ein Enddatum, wenn die Aufgabe ein Meilenstein ist).

Mögliche Abhängigkeit-Codes:

• FS – die abhängige Aufgabe beginnt, wenn die Vorgängeraufgabe endet
• SS – die abhängige Aufgabe beginnt, wenn die Vorgängeraufgabe beginnt
• FF – die abhängige Aufgabe endet, wenn die Vorgängeraufgabe endet
• SF – die abhängige Aufgabe endet, wenn die Vorgängeraufgabe beginnt

Bitte beachten, beim Import in Wrike werden abhängige Aufgaben automatisch so geplant, dass Sie so früh wie möglich beginnen, ohne die Abhängigkeiten zu brechen. Sie können einige abhängige Aufgaben jedoch hinauszögern, indem Sie deren bevorzugte Anfangstermine in die Spalte start date constraints eingeben.

XLS-Dateien aus Wrike exportieren

Sie können alle Ihre Aufgaben und Teilaufgaben mit deren Status, Prioritäten, Abhängigkeiten, Verantwortlichen, Anfangs- und Fälligkeitsterminen, Zeiteinträgen und ihrer Dauer in eine Excel-Datei exportieren.

Aufgaben aus einem bestimmten Ordner exportieren

1. Wählen Sie links in der Navigationsleiste den Ordner, den Sie exportieren möchten. 1
2. Klicken Sie auf die Menütaste in der oberen rechten Ecke 2, bewegen Sie den Mauszeiger über “Exportieren” und wählen Sie dann “Excel”. 3
3. Ein Popup-Fenster erscheint, in dem Sie auswählen können, wie die Daten exportiert werden sollen. Wählen Sie eine der Optionen und klicken Sie dann auf “Exportieren”.

• Wenn Sie aus der Tabellenansicht exportieren, haben Sie folgende Möglichkeiten: Daten so exportieren, wie sie in der aktuellen Ansicht angezeigt werden, nur gefilterte Aufgaben exportieren oder alle Aufgaben exportieren, die mit Ihnen geteilt werden (in dem Ordner).
• Wenn Sie aus der Listenansicht oder Zeitleisteansicht exportieren, haben Sie folgende Möglichkeiten: nur gefilterte Aufgaben exportieren oder alle Aufgaben exportieren, die mit Ihnen geteilt werden (in dem Ordner).

4. Der Export erfolgt und Sie können am unteren Rand des Bildschirms auf den Download-Link klicken, um Ihre Datei herunterzuladen.

5. Die Datei wird in das Standardverzeichnis für alle auf Ihren Computer heruntergeladenen Dateien heruntergeladen.

Dateien vom Account exportieren

Sie können Aufgaben aus Ihrem gesamten Account* exportieren, indem Sie auf den Accountnamen (wenn Sie nur einen Account haben, wird der Titel "Alle" anstelle eines Accountnamens angezeigt) oder auf die Registerkarte "Projekte" klicken (beide Elemente befinden sich im linken Navigationsbereich). Als nächstes führen Sie die Schritte 2-4 wie oben beschrieben durch.

*Bitte beachten, obwohl Sie Aufgaben exportieren können, indem Sie den Stammordner des Accounts auswählen, können Sie nur Aufgaben exportieren, die mit Ihnen geteilt werden.